广告传媒项目,预算总超支,利润算不清?一招搞定!
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发布时间:2025-10-09 13:53
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广告传媒及活动策划行业正从传统的服务模式向“体验经济”和“数字整合”转型。随着市场竞争加剧,客户对活动效果、创意呈现和投资回报率(ROI)的要求越来越高。利用数字化工具提升项目管理效率、精准控制成本、量化活动效果,已成为行业内企业构建核心竞争力的关键。能够实现精细化运营的企业,将在市场中获得更大的优势和利润空间。

一、 企业基本信息分析

企业名称:乌海市**传播有限责任公司

归属行业:广告传媒(会展、大型活动策划执行)

企业概况:公司主营业务为会场布置、活动策划执行及文化传媒服务。作为一家项目型企业,其经营模式围绕项目展开,从立项、预算、合同签订到分包采购、执行、收款,流程环节多,管理链条长。

企业规模:小微企业,采用小企业会计准则,目前核心业务及财务操作人员为2人,但涉及审批流程的领导有额外需求。

经营财务问题:

预算管控难:项目预算控制要求极为严格,但实际执行中,常出现先执行后签合同、支出随意等情况,缺乏系统性的事前、事中控制,导致预算超支风险极高。

项目核算乱:依赖手工或Excel方式统计各项目收支,成本归集不准确,无法快速、精准地核算单个项目的真实利润,难以评估项目盈利能力。

资金周转慢:回款周期长且不确定(数月甚至一年),而下游分包、采购付款压力大,资金计划全凭感觉,应收账款和员工借款管理混乱,催收不及时,影响现金流健康。

支持版本:畅捷通好业财商务服务专版


二、企业核心诉求

1、失控的预算,惊心的“窟窿”

一场大型活动正在紧张执行中,采购部门根据现场需求不断采买物料,分包团队也提出了额外的费用申请。直到项目结束,财务会计在整理堆积如山的发票时才猛然发现,总支出比预算超了!领导追问原因,没人说得清具体是哪个环节超了、为什么超。这种滞后的管理方式,让预算形同虚设,每次项目都像在“赌博”,利润完全不可控。


2、算不清的利润,糊涂的决策

项目圆满落幕,老板想知道:“这个项目我们到底赚了多少钱?”财务人员不得不停下手中的工作,花上几天时间,从一堆Excel表格和单据中手动整理收入、匹配成本和分摊费用。最终得出的利润数字模糊不清,也无法及时反馈。公司无法判断哪类项目更赚钱,未来的业务方向只能凭感觉走,错失了大量优化业务结构、提升盈利的机会。


3、混乱的应收,被遗忘的借款

项目完成后数月,客户的回款迟迟未到,但下游供应商的催款电话却一个接一个。财务人员依靠Excel表格和记忆来催款,效率低下且容易遗漏。同时,有员工为项目垫资借款,由于没有系统记录和提醒,几个月过去,这笔借款渐渐被遗忘,最终可能变为坏账。紧张的现金流让企业在接新项目时畏手畏脚,发展受限。


三、 解决方案阐述

针对以上痛点,我们推荐使用畅捷通好业财,通过其强大的项目管理和业财一体化能力,为企业构建从项目立项到利润分析的全流程数智化管理体系。


方案一:建立“预算-执行-控制”闭环管理

利用好业财的项目预算功能,为每个项目(无论是否已签合同)编制详细的预算单。预算可以按“物料采购”、“分包费用”、“人工成本”等大项或更精细的小项进行设置。在后续的采购、报销等所有支出环节,系统会自动与预算进行关联校验。

预算控制规则:可设置“提醒”或“严格控制”。一旦某项支出申请超出预算,系统将自动预警或直接禁止提交,将预算超支的风险“扼杀在摇篮里”。

 


方案二:实现项目全生命周期精细化核算

在好业财中,为每个活动建立唯一的项目档案。所有相关的收入合同、采购合同、分包合同、费用报销单等业务单据,在创建时均需关联对应项目。

业财深度融合:系统自动将所有与项目相关的业务数据归集到项目下,实时生成项目利润表,清晰展示每个项目的收入、成本、费用和利润。管理者可以随时随地查看,精准掌握项目经营状况。 

方案三:智能化应收催款与资金预警

在录入收入合同时,根据约定设置收款计划及收款到期日。对于员工借款,通过“其他应收款单”记录借款人、金额和预计还款日期。

自动化预警:系统内置消息预警功能,可对即将到期或已超期的应收账款、员工欠款进行自动提醒,通过系统消息推送给相关负责人,变被动管理为主动催收。通过资金预测功能,老板可以清晰看到未来资金的流入流出情况,科学决策。

四、 带给企业的数智化价值

价值一:预算执行率提升,成本精准可控

通过好业财,所有支出实时关联预算,超支行为被系统自动拦截。管理者可实时查看预算执行情况分析表,项目成本得到有效控制,预算执行率提升,彻底杜绝了“先斩后奏”造成的财务漏洞。


价值二:项目利润核算实时,决策有数据支撑

项目数据实时同步,老板只需在手机上打开好业财的项目看板,即可秒级查看任一项目的实时利润和毛利率。公司能够清晰识别出高利润与低利润项目,决策效率提升,为优化业务组合、提升整体盈利能力提供了精准的数据依据。


价值三:回款周期缩短,现金流大幅改善

系统自动推送超期应收预警,财务催款效率倍增,平均回款周期缩短。员工借款到期提醒功能,使借款回收率提升。公司现金流状况得到显著改善,资金周转更加顺畅,企业抗风险能力和发展后劲更足。

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