近年来,随着国家“新基建”战略的推进和城镇化进程的深化,建筑工程行业迎来了新的发展机遇。智慧城市、绿色建筑、装配式建筑等新业态不断涌现,对项目管理的精细化、标准化和数智化提出了更高要求。企业若能借助数字化工具提升管理效率,精准控制项目成本,将在激烈的市场竞争中获得显著优势。

一、 企业基本信息
企业名称: 四川**建筑工程有限公司
所属行业: 建筑工程
企业规模: 中型项目制企业,作为大型教育集团下属建安板块的试点公司,当前正承接位于某区域学校总承包项目,项目体量大(如钢筋采购达数千万元),合同数量庞杂(单个项目预计超300份合同)。
经营模式: 以项目总承包方的身份,对整个工程项目进行管理。业务链条涵盖从上游材料供应商、机械租赁商、劳务分包商的管理,到项目现场的材料验收、入库、领用,再到与甲方的工程结算,涉及采购、材料、成本、财务、工程、行政等多个部门协同作战。
支持版本:小畅报销,好业财专业版,畅捷通产品财税指导-云
二、 企业核心诉求
1、采购流程繁琐,成本失控风险高
采购部为了一笔大宗材料(如钢筋、水泥)的采购,需要花费数天时间跑遍当地建材市场进行询价、比价,实地考察供应商资质和规模,回来后还要手动制作Excel对比表和价格分析报告。同时,材料部在项目现场收到的送货单五花八门,有的甚至只是手写白条,连供应商名称都没有,核对数量、确认身份全靠经验,给后续的对账和成本核算埋下巨大隐患。
2、审批流程冗长,跨部门协同效率低
一份付款申请单,需要从采购部发起,先送成本部审核单价和合同,再送财务部确认,然后找项目经理、总经理签字,整个过程全靠纸质单据传来传去。如果某个领导出差,流程就被卡住。各部门信息不通,成本部想知道发票到了没,得去问采购部;财务想知道付款进度,得翻凭证问成本部。部门间大量的“拉群沟通”和“电话确认”占据了宝贵的工作时间。
3、项目数据割裂,经营决策“拍脑袋”
成本部是公司的“数据中心”,但这个中心却依赖于庞杂的手工Excel台账。为了掌握项目支出情况,成本部需要从采购部收集合同,从材料部获取入库量,从财务部获取付款凭证和发票信息,手动汇总到一张巨大的Excel表里。这张表更新慢、易出错,老板想看项目实时的收入、成本、利润情况,根本无法及时获取,决策往往凭经验和感觉。
4、合同与结算管理乱,供应商对账难
一个项目几百份合同,有框架的、有分包的、有零星的,条款各不相同。特别是像钢筋这类价格浮动大的材料,结算时要根据每日网价下浮来计算,人工核对工作量巨大。此外,同一家供应商可能注册了多个公司与企业合作,导致按供应商对账时数据分散,难以统计对单一老板的总付款额。月底与供应商结算时,需要材料部、采购部、成本部和供应商四方一起在群里拉一堆单据反复核对,效率极低。
三、 解决方案阐述:畅捷通好业财如何破局?
针对企业面临的多重挑战,我们提供基于畅捷通好业财的“业财融合”数智化解决方案,打通项目管理全链路。
方案一:采购合同线上化,价格追溯有依据
采购部接到需求后,直接在好业财系统里制作【采购订单】,将合同条款作为附件上传,实现合同电子化管理。针对价格波动大的材料(如钢筋),系统内置的【采购历史价格跟踪】功能,可一键查询各供应商历史报价,为议价提供数据支撑,告别线下跑市场比价。

方案二:审批流程自定义,业务流转更高效
在好业财中,为【采购订单】、【付款申请】、【费用支出】等各类单据设置灵活的线上审批流。可根据不同部门、金额大小、费用类型设定不同的审批节点和审批人。相关人员通过手机端即可随时随地审批,系统自动记录审批轨迹,流程透明,责任清晰。

方案三:业财数据一体化,打通数据孤岛
【采购-入库-出库-结算】一体化:
材料部根据采购订单直接生成【进货单】,系统支持分批到货,只需修改到货数量即可,单价自动带入,确保数据源头准确。
对于砂石水泥等“直采直用”的材料,勾选【采购直出】,系统在生成进货单的同时自动生成【材料出库单】,极大简化材料员工作。
成本部与财务部与供应商进行结算时,所有采购、入库数据清晰可查,在线即可完成对账。所有业务单据可一键生成财务凭证,实现业财深度融合。


方案四:项目看板,实时穿透项目全貌
所有与项目相关的收入合同、支出合同、采购、费用、收付款等单据,全部关联到具体的项目档案。管理者通过【项目看板】,能像驾驶舱一样实时监控项目整体的收入金额、成本支出、已收款/付款、已开票/收票、项目利润等核心指标。点击任一指标,均可层层穿透,追溯到最原始的业务单据。


四、 带给企业的数智化价值
价值一:采购成本下降,询价不再跑断腿!
打开好业财的【采购历史价格跟踪】,即就能调出所有供应商对同一材料的历史报价。基于精准数据,采购议价能力显著提升,仅钢筋、水泥等大宗材料采购成本就降低。
价值二:审批效率提升,付款不再等签字!
通过好业财线上审批,审批任务实时推送到相关人员手机,审批时间缩短至1天以内。付款周期大大缩短,供应商满意度提升,也为争取更好的合作条款奠定了基础。
价值三:项目利润实时看,决策告别拍脑袋!
老板随时打开【项目看板】,项目收入、成本、利润一目了然。通过看板发现某分包商成本超支,立即采取措施进行调整,避免潜在亏损。经营决策从“凭感觉”转变为“看数据”。
价值四:业财协同无缝对接,财务对账零压力!
业务单据自动生成凭证,数据源头统一,凭证录入工作被自动化替代,月末结账时间提前。财务人员可以将更多精力投入到财务分析和价值创造中。
打破部门壁垒,实现工程企业“全盘一本账”