系统集成商如何告别“虚拟”库存,精细化管理项目利润!
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发布时间:1天前
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随着企业数智化转型的浪潮,系统集成服务行业迎来了广阔的发展空间。云计算、大数据、人工智能等新技术的应用不断催生新的市场需求。然而,行业竞争也日趋激烈,企业的核心竞争力越来越体现在方案解决能力、项目交付质量、成本控制和供应链管理效率上。能够实现精细化运营、精准核算项目利润的企业,将在市场竞争中占据优势地位。

一、 企业基本信息

企业名称: 北京**科技股份有限公司

归属行业: 信息技术 - 系统集成与服务

企业规模: 中型企业,新三板挂牌公司

企业概况:是一家以“系统集成+服务”为核心业务的技术型企业。其商业模式主要为项目制,围绕客户需求进行“以销定采”,涉及硬件设备、软件及相关服务的采购与销售。作为新三板挂牌企业,公司对财务数据的合规性、准确性以及精细化核算有着较高要求。在本次数字化升级前,公司使用传统的用友U8软件进行财务核算,但面临系统老旧、业财脱节等问题。

支持版本:好业财标准版,线上实施咨询服务


二、企业核心诉求

1、项目成本核算不清,利润成谜:一个集成项目签约后,商务部门需要从A、B两家供应商采购不同型号的服务器和软件,并直接发货至客户现场。财务人员依靠商务提交的Excel表和发票进行成本登记。由于不同批次的服务器采购价格存在差异,且部分通用设备可能分摊到多个项目中,导致月末财务在核算该项目利润时,只能进行粗略分摊。项目结束数周后,才得出一个模糊的利润数字,无法准确评估项目盈利能力,也无法为新项目报价提供可靠依据。


2、“虚拟”库存管理混乱,资产不清:公司为一个项目采购了10台交换机,由厂商直接发往客户现场。在旧系统中,这批设备没有经过公司实体仓库,难以进行规范的“入库”和“出库”操作。这导致:1)财务无法准确界定成本结转的时点;2)项目经理不清楚现场设备的确切数量和状态;3)在没有签收单的情况下,设备是否存在遗失或损坏难以追溯,形成了事实上的“账外资产”,管理风险极高。


3、付款审批流程冗长,业务“等不起”:项目急需采购一批存储设备,销售人员通过邮件发起申请,商务助理整理成Excel,再打印出来找各级领导线下签字。整个流程耗时长,销售人员需不断催促跟进。这不仅延误了采购时机,影响了项目进度,财务部门也因无法预估付款节奏而导致资金安排被动。


三、 解决方案:畅捷通好业财,打通业财脉络,实现项目精细化管控

针对核心痛点,采用 畅捷通好业财,通过其强大的业财一体化与项目核算能力,构建一套从业务前端到财务后端的数字化管理体系。

1、构建以“项目”为核心的全流程穿透管理启用好业财的 项目核算 功能。从创建【销售订单】开始,到【采购订单】、【采购入库】、【销售出库】,再到【收款】、【付款】,所有单据均强制关联唯一的“项目编码”。这样,所有与项目相关的收入、成本、费用都能自动归集到项目下,形成一个完整的项目数据链条。 

2、精细化库存与成本核算,告别糊涂账

序列号/批次管理: 对服务器、交换机等高价值硬件启用 序列号管理。采购入库时,记录每台设备的序列号(SN)和对应的采购成本。项目发货时,通过扫描或选择序列号进行出库。系统自动按照“个别计价法”结转成本,确保每台设备的成本都精准无误。

虚拟仓管理: 在系统中设立“项目现场仓”、“在途仓”等 虚拟仓库。当供应商发货到客户现场后,商务人员根据客户签收单在系统中做一张【采购入库单】,将货物“存入”对应的项目现场仓。待项目交付验收后,再从该虚拟仓做【销售出库】。这样既解决了无实体仓库的入库难题,又实现了对“虚拟库存”的精确实时追踪。

3、业财一体,审批线上化,流程提速

单据智能生成凭证: 财务人员无需再手工录入凭证。【采购发票】、【销售发票】、【收款单】、【付款单】等业务单据经审核后,可一键生成财务凭证,科目、金额、辅助核算(项目、部门、人员)全部自动携带,实现业财数据的高度一致和自动化流转。

自定义审批流: 在好业财中设置线上【付款申请】审批流程。商务人员在系统内基于【采购订单】发起付款申请,系统自动按预设规则推送给相关领导进行审批。领导可在手机端随时随地处理,审批进度实时可见,彻底取代繁琐的线下签批。  

四、 带给企业的数智化价值

1、项目利润实时掌控,决策有数据支撑

 项目经理可以随时在好业财的【项目利润表】中,实时查看任一项目的收入、成本和毛利。当发现“A项目”的实时毛利率低于预期,能立刻下钻查询成本明细发现问题。能及时调整后续采购策略或与客户沟通变更,避免项目亏损。


2、虚拟库存清晰可视,资产安全可追溯

通过虚拟仓和序列号管理,能清晰追溯每一台设备的来龙去脉。库存管理实现了100%的可视化与可追溯,杜绝了资产流失风险。


3、审批效率倍增,资金周转加快

在好业财提交付款申请,系统自动触发审批流,相关负责人手机上“叮”一声即可完成审批。财务人员收到审批通过的指令后,立即安排付款。审批效率提升。采购及时了,项目进度有保障,供应商关系也更融洽。

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宠物店生意火爆,会员、寄养、多店管理却一团乱?
其他
“它经济”持续升温,宠物已成为越来越多家庭的重要成员。市场对高品质宠物商品、专业化宠物服务的需求日益增长,驱动行业从单一的商品零售向“零售+服务”的一站式、多元化模式转型。宠物美容、寄养、行为训练、健康管理等增值服务成为新的增长点,行业前景广阔。一、 企业基本信息企业名称:**宠物商贸(沈阳)有限公司归属行业:宠物服务与零售业(包含宠物用品销售、宠物寄养、宠物美容等)企业规模:初创型小微企业经营模式:该公司采用一种创新的“供应链公司 + 实体零售店 + 商场专柜”的复合经营模式。供应链公司:作为上游,负责从供应商处集中采购,并向自营门店及其他外部客户进行批发销售。实体零售店:作为核心业务前端,直接面向C端消费者,提供商品零售、宠物寄养、宠物美容等综合服务,是主要的利润中心和客户体验场所。商场店:在商场内开设专柜,目前由商场统一收银,公司与其进行B2B结算,未来计划转为独立收银。支持版本:好业财标准版;畅捷通产品财税指导-云二、企业核心诉求1、服务流程混乱,客户体验差,手忙脚乱效率低与标准商品不同,宠物寄养、美容等服务涉及时间、资源(房间、美容师)、特定信息(宠物档案)的管理,传统进销存软件难以有效支持。2、会员与储值体系割裂,客户留存与复购难实现行业复购率高,会员管理、储值消费、预约服务是锁客关键。多店之间会员信息不通、储值无法通用,严重影响客户体验和品牌忠诚度。3、多业态经营割裂 内部协同糊涂账当企业同时经营批发(供应链)、零售(门店)、B2B(商场店)时,不同业态间的业务和数据像一座座孤岛,内部交易流程繁琐,库存、销售数据无法实时统一,管理者难以掌握全局。4、业务财务严重脱节,成本利润算不清:业务数据和财务数据两张皮,老板不清楚每单生意、每项服务的真实利润,无法准确评估各门店、各业务线的盈利能力,经营决策多凭感觉。三、 解决方案阐述:畅捷通好业财一体化经营管理方案针对企业“供应链+多门店”的独特模式及其在服务管理、多组织协同、业财融合方面的核心痛点,我们提出以下基于畅捷通好业财的场景化解决方案。方案一:服务业务流程化、标准化(1)宠物寄养管理:“办理入住”替代“入库”:将宠物寄养视为一项特殊的服务流程。利用【其他入库单】,通过【打印模板自定义】功能,将单据名称改为“宠物入住单”。宠物信息电子档案:在“其他入库单”上启用【自定义项】,设置“宠主姓名”、“联系方式”、“宠物昵称”、“品种”、“年龄”、“性别”、“疫苗情况”、“备注”等字段。每次办理入住时,店员只需在系统内填写电子表单,即可生成并打印一份标准、专业的入住单,避免了为每只宠物新建一个“商品”的繁琐。押金和结算:通过【会员充值】功能处理押金,顾客离店结算时,在POS端直接从储值中扣除寄养费用,退还余额,流程清晰快捷。(2)宠物美容预约与提成:服务商品化:将“小型犬洗护”、“猫咪美容”等设为“服务类商品”。预约管理“曲线救国”:通过创建【销售订单】作为“预约单”,将“美容师”设为“业务员”,并利用自定义项添加“预约时间段”。通过【销售订单统计表】的交叉报表功能,以“业务员”为维度查询,即可清晰看到每位美容师在指定日期的预约排班情况,实现一个简易的“预约看板”。员工业绩提成:零售POS端的销售数据与后台挂钩,可按“业务员”(即美容师)统计销售业绩,为核算提成提供准确依据。方案二:多组织、多门店一体化协同组织架构搭建:在好业财中创建两个独立【账套】:一个用于“供应链公司”,另一个用于“宠物商贸公司”(旗下包含“实体店”和“商场店”两个【门店/部门】)。内部交易自动化:启用【企业间协同】功能。当“供应链公司”向“宠物商贸公司”销售商品时,只需在供应链账套开具一张【销货单】,系统即可自动推送生成一张【采购入库单】到宠物商贸公司的账套中,实现内部调拨的“一键穿透”,数据准确,效率翻倍。会员、库存全盘统管:在“宠物商贸公司”账套内,所有门店共享统一的商品档案和会员信息。会员在A店储值,可在B店消费,真正实现连锁会员一体化。管理者可随时查看各门店的独立销售、库存数据,也能一键汇总查看公司整体经营状况。方案三:业财深度融合,实时掌控利润业务单据直通财务:从POS零售、采购入库到费用报销,所有业务单据都可以设置自动生成会计凭证,实现业务发生与财务记账同步,告别手工录凭证。精准成本核算:采购产生的运费可通过【费用分摊】功能,精准分摊至每一件商品中,获得真实的采购成本。多维度利润分析:系统自动生成【毛利分析表】,可实时穿透查询每一笔销售(无论是商品还是服务)、每一位客户、每一家门店的毛利情况,让老板对盈利状况了如指掌。四、 数智化价值场景化描述价值一:服务效率提升,客户满意度飙升标准化电子“入住单”录入信息仅需2分钟,打印单据专业规范,客户信任感大增。通过“销售订单”查询美容师档期,预约确认时间缩短,预约冲突率降低。价值二:多店经营如臂使指,决策准、响应快老板手机即可登录好业财,实时查看供应链、实体店、商场店的销售额、库存量和利润。企业间协同使内部调拨的数据录入工作量减少,库存准确率提升。发现某款猫粮在实体店畅销,可立即决策让供应链加大采购并快速补货至门店,销售机会不再错失。价值三:告别糊涂账,企业利润提升通过精细的成本核算与实时的利润分析,管理者发现“宠物美容”的毛利率高,而某品牌宠物零食毛利不足。基于此数据,迅速调整营销策略:推出“美容+零食”优惠套餐,既带动了高利润服务,又清理了低利润库存。实施系统后,预计月度结账时间缩短,精准的成本利润分析帮助企业优化产品和服务组合,整体利润率提升。
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