客户多、门店杂、库存乱?餐饮供应链如何管好“一本账”!
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发布时间:2025-07-15 13:28
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随着消费市场回暖,连锁餐饮品牌加速扩张,对上游供应链的需求持续增长,市场空间广阔。传统餐饮供应链管理模式粗放,效率低下。行业正加速向数字化、智能化转型,通过精细化管理提升效率、降低成本成为核心竞争力。客户及监管对食品接触材料的安全性、可追溯性要求越来越高,具备完善批次、保质期管理能力的企业更具优势。连锁餐饮客户订单量大且稳定,但对供应商的管理能力、响应速度和服务精细度也提出了更高要求,这对具备系统化管理能力的服务商是巨大机遇。

一、企业基本信息

企业名称:上海某某工贸有限公司

归属行业:餐饮供应链(批发零售)

企业规模:中小型商贸企业

主营业务:为连锁餐饮客户(如海底捞等)提供配件、损耗件等物料的批发与零售。

经营模式:典型的B2B商贸服务,集采购、仓储、销售、配送于一体。服务于大型连锁客户,每个客户下辖众多门店,存在“以销定采”和“备货采购”两种模式,并涉及工厂直发(虚拟库存)业务场景。

支持版本:好业财标准版;小易蓝牙标签打印 80T


二、企业核心诉求

场景一:商品管理混乱,一物多名、一物多单位,开单效率低、易出错

采购部面对供应商A,商品叫“A品名”;销售部面对客户“海底捞”,同一个商品叫“B品名”;面对客户“避风塘”,又叫“C品名”。开单时,员工需要凭记忆转换,非常容易开错。同时,一个吸管,采购按“箱”,销售按“包”,库存按“个”,换算复杂,库存盘点和订单处理时常因单位换算错误导致数据不准。


场景二:库存“虚实”不分,直发业务成糊涂账

工厂直接发货给客户门店,货不进自己仓库。这批发出去的货到底算谁的库存?财务上怎么处理?采购人员只能在表格里备注“直发”,但系统库存看不见,导致销售开单时以为没货,错失订单;或者以为有货,结果是直发在途,无法调配。仓库盘点时,账实永远对不上。


场景三:客户多门店,对账开票成噩梦

一个连锁客户旗下几十上百家门店,月底对账时,需要将所有门店的单据汇总。客户要求,“A、B、C门店的3万货款,开一张抬头为’甲公司’的发票;D、E门店的2万货款,开另一张抬头为‘乙公司’的发票”。财务人员手动拆分、核对,工作量巨大,且极易出错。


场景四:成本费用一锅粥,毛利高低全凭感觉

采购一批货,运费1000元,这1000元到底该摊到哪个商品上?按数量、按金额还是手动分?人工计算费时费力,且不准确。销售费用、物流费用无法与具体订单挂钩。最终,老板看到的利润报表,成本模糊,毛利不准,无法判断哪些产品真正赚钱,哪些是“赔本赚吆喝”。


三、畅捷通好业财场景化解决方案

针对以上痛点,畅捷通好业财提供从采购、销售、库存到财务的一体化数智化解决方案。


1. 精细化商品管理,告别混乱

解决方案:

多计量单位管理:在好业财中为商品(如吸管)设置主辅多套计量单位(如:箱、包、个)及换算关系。采购、销售、库存环节可使用不同单位,系统自动换算,确保数据准确。

往来单位商品编码:针对同一商品,可维护其在不同客户、不同供应商侧的编码和名称。开单时,无论是输入我方编码,还是客户方编码,系统都能智能识别,精准匹配。

商品自定义项/属性:为商品增加“重量”、“体积”等自定义字段,并在销货单上设置公式自动计算整单总重量、总体积,便于与物流商核对费用。通过“规格型号”或“别名”等字段,详细描述商品特性(如“扫把-1.2米-红色-PP毛”),支持模糊搜索,快速定位商品。 

2. 多仓协同与虚拟仓管理,库存实时可见

解决方案:

多仓库管理:在好业财中建立“主仓库”和“虚拟仓”(用于直发业务)。采购订单可指定入库到虚拟仓,销售时再从虚拟仓出库,实现对直发业务库存的闭环管理。

跨仓开单:同一张销售订单或进货单,支持不同商品行选择不同仓库,完美解决一张订单部分直发、部分仓发的业务需求实时库存查询:通过【可用量库存账本】、【现存量表】等报表,可以按仓库、按商品分类(如按客户建分类)实时查看各仓库的实际库存、在途库存、订单占用数,为销售和采购提供准确决策依据。 

3. 全流程订单跟踪与灵活发票处理

解决方案:

订单全程跟踪:【采购订单执行表】和【销售订单执行表】清晰展示了从订单、入库/出库、开票到付款/回款的全过程状态。销售可自助查询“以销定采”订单的采购进度,无需反复沟通。

分批发货:一张销售订单可多次生成销货单,系统自动记录已发货数量和未发货数量,避免超发或漏发。

灵活开票:启用精细化开票模式,销货后生成销售发票,支持在发票环节修改“购买方名称”,满足客户按不同主体开票的需求。通过【进货单统计表】/【销售统计表】,轻松比对业务金额与开票金额差异。 

4. 精准成本核算与多维度毛利分析

解决方案:

采购费用分摊:采购运费等附加费用,可通过【采购费用分摊单】按金额、数量或手工方式,精准分摊计入相关商品的入库成本。

销售费用分摊:销售过程中产生的费用同样可以分摊到销货单,核算净利润。

精准毛利分析:由于成本准确,【销售毛利分析表】可提供按客户、按商品、按业务员、按门店等多维度的精准毛利数据,让管理者清楚知道每一单、每一种商品、每一个客户的盈利状况。 

四、带给企业的数智化价值点

1.提效-开单效率提升:

之前:开单员面对不同客户的订单,需要人工查找、核对、转换商品名称和单位,一张复杂订单耗时10-15分钟,且错误率高。

之后:通过好业财【往来单位商品编码】和【多计量单位】,系统自动匹配,开单员只需输入客户的商品名称即可带出所有信息,开单时间缩短。


2.降本-库存准确率提升,资金周转加快:

之前:直发业务库存不清,导致不必要备货,资金占用高;同时因信息不准,错失销售机会。

之后:通过【虚拟仓】管理,直发库存一目了然。老板随时通过手机查看【现存量表】,做出精准补货决策,有效降低库存积压资金,避免了因缺货造成的销售损失。


3.风控-应收账款回款周期缩短:

之前:分批送货,回单管理混乱,对账扯皮多,回款慢。

之后:好业财支持【分批发货】记录,并通过【线上签收】功能,司机送货后可让门店经理在手机上电子签名确认,回单即时生成。财务依据清晰的对账单和电子回单催款,平均回款周期缩短。


4.决策-毛利核算精准,决策有数据支撑:

之前:成本费用分摊不准,老板不知道哪个客户、哪个产品利润高,做促销活动拍脑袋决定。

之后:通过【费用分摊】功能,成本精准到每个商品。老板打开【销售毛利分析表】,高毛利客户、畅销高利商品一清二楚。“原来给A客户的这款产品毛利这么低”,从而可以及时调整报价策略,优化客户和产品结构,整体利润率提升。


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为每一个销售合同建立一个独立项目档案。将该项目相关的收入合同、分包/采购等支出合同、物料采购单、差旅费用报销单等所有业务单据与该项目进行关联。系统自动汇集所有与项目相关的收入与支出,实现项目级的成本自动归集与核算。
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好业财中为四家公司建立四个独立的【账套】,分别设置人民币和港币为本位币。作为管理员,可以轻松切换查看各家公司的独立报表,也能通过合并报表功能,一览集团整体的经营状况。
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