告别糊涂账,商贸耗材如何管好每一种规格的钱?
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发布时间:2025-06-03 14:53
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耗材商贸行业作为支撑各行各业日常运营的基础性行业,市场需求一直很稳定。随着电子商务的普及和企业数字化转型的加速,市场对高效、便捷的耗材供应和管理服务的需求日益增长。同时,绿色环保、定制化、个性化的耗材需求也为行业带来了新的增长点。然而,行业也面临着诸多痛点,如多SKU管理复杂、价格波动频繁、库存积压与缺货并存、客户账期管理难、传统订单处理效率低、成本核算粗放等。这些问题不仅增加了管理成本,还影响了企业的运营效率和客户满意度。因此,企业亟需通过数智化手段,提升供应链效率、优化客户服务、精准控制成本,从而在激烈的市场竞争中脱颖而出,抓住新的发展机遇。

一、企业基本信息

企业名称:某某科技有限公司

企业概况:主要从事商贸耗材(收银纸、包装纸、保鲜膜、包装盒、A4纸等)批发零售,属典型贸易型企业。企业设有一个仓库,分管员工、财务、采购、销售等均较为精细,但业务流程和信息协同依赖人工为主。

归属行业:商店超市-耗材批发/零售

企业规模:中小型企业

支持版本:畅捷通好业财标准版


二、企业核心诉求

1.商品规格复杂,库存成本难理清

仓库里商品种类繁多,规格五花八门。比如收银纸,有58mm宽的,分100卷一箱、50卷一箱、200卷一箱;A4纸有70克、80克,颜色还不止一种;水果盒同规格下克重也不同。不同供应商的包装更是各不相同,每次查库存、算成本都得费老大劲,还容易出岔子。

2.成本核算不准,经营决策没底气

成本核算老出问题,明明卖得不错的A4纸,报表里却显示负毛利,成本从几块钱飙升到几万块。以前用的软件,成本计价方式选得不对,系统逻辑也有问题,导致成本算得不准,经营决策就像摸瞎。

3.对账繁琐,资金风险高

收款方式多样,有对公转账、微信收款、支付宝收款,老板个人账户也收钱。对账时工作量大得惊人,老板个人收款信息传得不及时,账目和实际资金对不上,应收账款也难以跟踪,资金风险居高不下。

4.费用分摊不清,真实利润不明

采购运费、销售过程中的其他费用,分摊到每个商品上是个大难题。要是分摊不准确,毛利就算不准,商品盈利能力和业务员业绩也无从谈起。


三、畅捷通好业财场景化产品解决方案

针对企业面临的痛点,畅捷通好业财提供以下场景化解决方案:

1.精细化商品及库存管理:

商品多属性管理:针对收银纸、A4纸、水果盒等存在多种规格、颜色、克重的情况,启用好业财的【商品属性】功能。为同一商品设置不同的属性(如规格:58mm/80mm,颜色:白/黄/橙,克重:70g/80g,包装:50卷/箱、100卷/箱)。在进销存单据中,可以直接选择带有不同属性的商品,系统独立记录其库存和成本。 

多计量单位管理:对于收银纸“卷”和“箱”的转换,使用【多计量单位】功能,设定固定或浮动换算率,满足不同包装规格的管理需求,确保库存数量按主辅单位清晰呈现。

期初库存精准导入:按照模板,将盘点的各种规格商品期初库存(数量、成本单价)一次性导入系统,快速启用。

库存盘点与调整:通过【盘点单】功能,可分批次、分类别进行库存盘点,生成盘盈盘亏表,并通过【其他出入库单】快速调整账面库存,确保账实相符。 

2.灵活准确的成本核算:

多种计价方式可选:好业财支持【先进先出】、【移动平均】等多种存货计价方式。企业可根据自身业务特性和管理需求选择合适的计价方式(如选择【先进先出】以更准确反映存货流转成本)。系统将自动计算出库成本和结存成本。 

3.高效往来资金管理与风险控制:

多账户统一管理:在【账号】中设置企业对公账户、微信、支付宝等公司收款账户,清晰记录每一笔资金流向。

收款单与核销:业务员或老板通过群内报收款信息,财务在好业财中制作【收款单】,选择对应客户、收款账户及金额,并与相应的【销货单】进行核销,实时更新应收账款。 

应收应付账龄分析:通过【应收账龄分析表】,实时查看各客户的欠款金额及账龄,对超期应收款重点催收,降低坏账风险。

抹零与折扣处理:收款时发生的少量抹零,可在【收款单】中作为“结算折扣”处理,该折扣会计入当期费用,从而影响利润,确保利润核算的准确性。

透明化费用管理与分摊:

采购费用分摊:采购过程中发生的运费等,可在【进货单】环节直接进行费用录入和分摊,系统支持按金额、数量等多种方式将费用分摊到商品成本中。对于后期发生的费用,可通过【费用支出单】录入,再通过【采购费用分摊单】分摊至指定批次的入库商品。 

销售费用核算:销售过程中发生的费用,可以通过【费用支出单】记录,其不直接影响销售毛利,但在计算净利润时会体现。

4.智能化经营决策支持:

实时销售报表:系统自动生成【销售排行榜】、【商品毛利分析表】、【客户利润贡献排行】等报表,老板和管理层可以实时了解哪些商品好卖、哪些客户贡献大、各项业务的真实盈利状况。 

以销定采流程支持:若存在客户预订后再采购的场景,可通过【销售订单】生成【采购订单】的流程,利用【以销定采全程跟踪表】监控订单执行情况,降低库存积压风险。

四、带给企业的数智化价值

1.库存管理清晰,采购销售有依据

通过好业财的【商品属性】管理,每种规格的商品都有独立的库存数量和成本。打开【库存状况表】,库存情况一目了然,采购补货、销售报价都有了精确依据。库存管理变得简单又高效,再也不用为查库存、核成本烦恼了。

2.成本毛利精准,决策更有底气

选择【先进先出】法,采购运费通过【进货单】准确分摊到每件商品。老板打开【商品毛利分析表】,每一笔销售的成本、毛利都清清楚楚。经营数据透明化,利润增长点和亏损点一目了然,决策更加精准,再也不用担心“赔本赚吆喝”了。

3.对账高效,资金管理更放心

所有收款(包括老板代收的)都及时录入好业财【收款单】并与销售单核销。财务打开【应收账龄分析】,客户欠款情况一清二楚,系统自动预警逾期账款,催款更及时。应收账款周转更快,坏账风险更低,资金管理更放心。

4.订单处理快,客户更满意

业务员使用好业财APP随时随地开单,订单信息实时同步到后台。内勤审核后直接生成销货单,仓库按单发货。订单处理效率大幅提升,客户等待时间缩短,满意度显著提高。当前阶段,内勤在PC端录入,通过客户分管员自动带出业务员,简化操作,减少录单时间。


通过数智化解决方案,企业实现了库存管理的清晰化,采购销售有了精确依据;成本毛利核算精准,经营决策更有底气;对账高效,资金管理更放心;订单处理快速,客户满意度显著提高。这些价值点将为企业带来实实在在的效益提升,助力企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。

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智能设备与工程实施行业是国家推动“新基建”、“中国制造2025”等战略背景下的核心受益领域。随着各行各业数字化转型的深入,对自动化生产线、智能电网、智慧城市、数据中心等领域的投资持续增加,为该行业带来了广阔的市场空间。企业若能实现精细化管理、提升项目交付效率与质量,将在激烈的市场竞争中获得显著优势。一、 企业基本信息分析企业名称:某某智能科技有限公司归属行业:智能设备与工程实施企业规模:中小型企业经营概况:专注于安全培训设备生产和工程项目实施的公司,业务包括:设备采购组装、软件开发和工程项目实施。公司正在进行管理流程重塑,计划加大自主生产比重。公司核心业务为项目制,集设备生产(组装)、销售和工程实施于一体。业务模式涵盖了项目销售、普通设备销售、项目施工管理、以及售后服务。公司当前使用金蝶软件进行部分财务核算,并在钉钉上处理部分业务申请,但整体流程协同性差,面临多项经营管理挑战。支持版本:线上实施咨询服务,安捷云实施包安捷云实施包,小畅e联for好业财连钉钉高级版,好业财专业版二、企业核心诉求痛点一:项目预算“黑盒化”,成本利润算不清项目启动时,预算只是Excel上的一个总数,按材料、分包、费用等大类做了简单划分。项目执行中,采购部通过钉钉申请采购设备,工程部报销差旅费,分包商按进度结算……资金流水不断,但这些成本究竟花在了哪个项目上?是否超了预算?没人能实时说清。直到项目结束数周后,财务部手工对账,才发现项目早已超支,本以为的盈利项目,实际却亏损了。痛点二:采销流程脱节,全靠“人肉”传递销售员在CRM里签下合同后,需在钉钉群里@采购员,告知需要采购的设备清单。采购员手动将清单整理成Excel采购申请表,在钉钉里走审批。审批通过后,再手动录入到金蝶系统里。整个过程信息多次“复制-粘贴”,不仅耗时耗力,还极易出错。销售完全无法跟踪采购进度,客户催货时,只能再去催问采购,协同效率极低。痛点三:生产组装无序,BOM管理缺失一个项目需要组装10套设备,每套设备由几十上百个配件组成。物料清单(BOM)存在于工程师的个人电脑里,每次采购或领料都需人工核对。领料时,仓库无法快速、准确地备货;项目结束后,剩余的材料是否退库、退了多少,成了一笔糊涂账。最终,这台设备的真实成本到底是多少,只能靠估算。痛点四:多公司账务繁杂,应收账款难追回企业下属多家公司,财务人员需在不同账套间频繁切换,数据汇总分析工作量巨大。同时,项目回款周期长,客户的账期管理依赖于Excel表格手动标记,销售人员无法实时了解客户欠款情况,导致催收不及时,坏账风险增高。三、 解决方案阐述针对以上痛点,畅捷通好业财通过其强大的项目管理和业财一体化能力,打通数据壁垒,实现全流程的数字化管理。方案一:项目全生命周期管理,预算实时监控利用好业财【项目管理】模块,实现从项目立项、合同签订、预算编制到执行、验收、售后的全流程闭环管理。项目立项:创建项目档案,设定项目阶段与关键节点,明确项目成员与职责。预算编制与控制:在系统内按“材料费”、“人工费”、“管理费”等大类编制项目预算,并设置控制规则(如:采购金额不得超过该类别预算)。后续的采购申请、费用报销等业务单据自动关联项目预算,超预算时系统自动预警或阻止,将事后算账变为事中控制。 方案二:采销一体化,流程线上流转将采购、销售流程全部迁移至好业财平台,实现数据无缝衔接。销售驱动采购:销售合同或销售订单审核通过后,可一键生成采购申请单,数据自动传递,无需人工干预。自定义审批流:根据采购类别(如设备、耗材)和金额大小,设置不同的线上审批流程,规范企业内控。暂估入库与成本核算:支持“先入库、后开票”的暂估业务,采购入库单自动生成暂估凭证,发票到达后自动冲销,确保成本核算的准确性和及时性。方案三:BOM与组装管理,精准核算成本通过好业财【库存核算】与【基础信息】模块,实现标准化生产组装。物料清单(BOM)管理:为每种组装设备建立标准BOM,明确子件构成及数量。组装/拆卸作业:下达组装任务时,系统通过组装单调用BOM,自动计算并预留所需子件库存。完工后,子件库存自动扣减,产成品库存增加,组装成本(含材料、费用)自动归集到产成品中,成本核算精准清晰。项目余料退库:项目现场多领的物料,通过红字材料出库单退回仓库,项目成本实时准确扣减。方案四:多公司一体化管理,智能财务提效利用好业财【总账管理】及多组织管理能力,提升财务效率。多公司账务集中管理:在一个平台管理所有公司的账务,支持跨公司查询和合并报表,极大提升了财务数据处理和分析的效率。业财深度融合:所有业务单据(销货单、采购单、费用单等)审核后,可一键生成财务凭证,凭证模板可按需配置,实现业财数据实时同步。应收账款智能预警:在客户档案中设置信用账期,系统自动生成应收账龄分析表,对超期应收款项进行预警,辅助销售人员及时催款,降低坏账率。四、 带给企业的核心价值点价值一:项目利润提升实施前:项目成本失控,利润靠估算,项目结束后才发现超支。实施后:通过好业财项目看板,管理者能实时监控每个项目的收入、成本、费用、利润及预算执行情况,直接提升项目利润率。价值二:订单交付周期缩短实施前:销售到采购流程需要2-3天,信息传递全靠人工,效率低下。实施后:采销流程一体化,信息自动流转,审批线上完成,整个过程缩短至1天内。采购效率提升,物料供应及时,确保项目不因内耗而延期,订单平均交付周期缩短。价值三:库存周转率提实施前:库存底数不清,项目余料管理混乱,导致呆滞料增多,资金占用严重。实施后:通过精准的BOM和组装管理,以及项目物料的精确领用与退库,库存准确率达到98%以上。结合安全库存预警,实现按需采购,库存周转率预计提升,释放流动资金。价值四:财务结账效率提升实施前:月底财务人员需花费大量时间核对业务单据,手工编制凭证,月结至少需要5-7天。实施后:业务单据自动生成凭证,业财数据实时同步。月底结账工作量大幅减少,财务人员只需审核确认,月结时间缩短至2-3天,效率提升,并能更快地为管理层提供准确的财务报表。
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