随着我国城镇化进程的深入和房地产市场的存量时代的到来,电梯行业的发展重心已从新梯安装逐渐转向后市场服务,包括维保、维修和旧梯改造。电梯保有量的持续增长为维保市场提供了巨大的、稳定的需求基础,行业前景广阔。原材料价格波动、专业技术人员劳动力成本持续上升,直接压缩了企业的利润空间。市场参与者众多,包括原厂制造商和大量第三方维保公司,价格竞争和服务竞争日趋激烈。
一、企业基本信息
企业名称: 某某电梯有限公司
归属行业: 机械设备安装维修(电梯安装、维保及配件销售)
企业规模: 中小型企业, 企业业务包含长期维保服务、一次性配件销售、安装及维修等,常常以项目形式开展。但每个项目的收入(分期维保费、配件费)、成本(采购成本、外包人工费)构成复杂,难以准确、快速地核算单个项目的利润情况。
支持版本:好业财标准版;线上实施咨询服务
二、企业核心诉求
1.维保收入与配件销售“一锅粥”,项目是赚是亏算不清一个电梯维保项目,既包含每年2500元的维保服务费,又发生了配件更换业务:为客户更换对讲机,销售收入240元,但采购成本120元,另付给外部安装师傅1200元人工费。在旧的管理模式下,所有收入和支出混在一起,管理者只看到项目总收入,却看不出“配件更换”这个子业务实际亏损了1000多元。这种“糊涂账”导致公司无法识别高利润与低利润业务,难以优化报价和服务策略。
2.长期合同收款乱,到底是忘了催还是客户忘了付?公司与客户签订了一份为期三年的维保合同,每年收款一次。财务人员用Excel或便签记录收款节点,很容易因工作繁忙而遗忘。到了第二年、第三年,常常出现“忘了催”或“客户忘了付”的情况,导致回款严重滞后,影响公司现金流。
3.合同续签重复记,业务量虚增,老板被“假数据”误导对于一年一签的维保合同,每年续签时都作为一份新合同录入系统。如果一个客户连续续签3年,系统里就会记成3台电梯的业务量,而实际服务的只有1台。这导致管理者看到的业务量数据虚高,无法真实反映市场占有情况,可能做出错误的战略判断。
4.配件采、销、存脱节,库存积压与缺货并存维保部需要一个配件,先走采购流程;配件入库后,库管登记一下;销售给项目时,再做一次出库登记。整个流程依靠人工沟通和多张单据,效率低下且易出错。可能导致为A项目采购的配件被B项目误用,或者库存里明明有货,却因信息不通畅而重复采购,造成资金占用和库存积压。
三、解决方案阐述
针对电梯公司面临的管理难题,畅捷通好业财提供以“项目”为核心的业财一体化解决方案,打通从合同、采购、库存到成本、利润核算的全链路。
核心思路:以“项目”为中心,拉通所有业务数据
1.创建项目档案,一台一档
为每一个电梯维保或安装服务建立唯一的「项目档案」,将客户、电梯信息、服务周期等关键信息统一管理。后续所有相关的合同、采购、费用、收付款全部与该项目关联,形成项目数据中心。
2.精细化合同管理,业财同步
维保合同: 针对多年期合同,在好业财中创建一张「收入合同」,利用「收款计划」功能,按年或按季设置收款节点和金额。系统自动跟踪每一期的收款状态,逾期自动预警。对于续签合同,可通过「合同变更」功能延长服务期限、更新收款计划,确保项目主体唯一,避免业务量重复统计。
配件销售与采购: 创建「销售合同」用于配件销售,创建「采购合同」用于配件采购,并全部关联至同一项目。好业财支持从合同直接生成下游的订单和出入库单,流程自动化,数据不出错。
3.精准成本归集,费用分摊到项目
采购成本: 采购的配件通过「进货单」入库,成本自动记入库存。销售出库时,成本自动结转,精确对应。
人工及其他费用: 发生的外部人工费等支出,通过「费用支出单」录入,并在单据上直接选择关联到具体项目。系统会将这笔费用自动计入该项目的总成本中。
4.实时库存管理,避免积压与缺货
采购入库、销售出库、库存调拨等操作均在系统内完成,库存数据实时更新。「现存量状况表」让仓库储备一目了然,并可设置安全库存预警,智能提醒补货,提高库存周转率。
四、带给企业的数智化价值点
1.项目盈亏,从“糊涂账”到“明细账”
在好业财的「项目看板」中,选择任意一个项目,系统立即呈现该项目的总收入、总成本(包含配件采购成本和人工费用),并自动计算出实时利润。管理者能清晰地看到,整个项目的最终利润是多少。这种精细化的核算,为优化报价、控制成本提供了直接的数据依据。
2.回款管理,从“人脑记忆”到“系统预警”
签订合同时设定的「收款计划」成了智能催款管家。系统会在收款到期前自动发送提醒,并在「应收账款分析」报表中高亮显示逾期款项。回款效率预计提升,企业的现金流状况得到显著改善。
3.进销存一体化,库存周转率提升
从采购合同到入库,再从销售合同到出库,数据自动流转,库存实时准确。「现存量状况表」清晰展示每个配件在哪、有多少。库管员可以按需采购,销售人员可以看货下单,有效降低库存资金占用,提升库存周转率。
4.数据驱动决策,部门绩效“跑”出来
提供多维度的分析报表。通过按部门筛选「项目合同往来利润表」,可以清晰地看到维保部、工程部等各部门的收入、成本和利润贡献。管理者可以基于真实数据进行绩效考核、优化资源配置,让管理决策更科学、更精准。



