T+12.1员工预借差旅费应如何处理

T+12.1员工预借差旅费应如何处理

                                                                          作者：陈玲

【问题现象】

员工向企业预借了差旅费，出差后拿费用发票进行报销，多退少补，如何处理？

【解决方案】

1、把员工当做往来单位来维护，新增一个往来单位如“张销售”，单位性质为“客户/供应商”

2、借出差旅费时，新增一张其他应收单，业务类型选择为“借出”, 金额为500， 

保存时会提示“业务类型为【借出】【付押金】时将登记现金银行日记账贷方支出！”

如果选项设置—财务中勾上了“现结类单据生效时自动登记现金银行日记账”则会自动现金银行日记账中增加一条记录，否则还需要在日记账中“引入”。

3、勾上上述选项的情况下，再到日记账账户中查看，会自动在现金账号中增加一笔“借出差旅费”的记录，日记账账户余额减少。

4、当费用发生时可能会出现预借的金额与实际报销金额不一致的情况

A、预借金额比实际报销金额多

（1）新增一张“张销售”的费用单，金额为450。

（2）点击往来现金——应收冲应付，结算客户与供应商均为“张销售”，将其他收款单和费用单450元进行冲销

（3）由于当时借出的金额有富余，业务员需归还，则填制一张50元的收款单与其他应收单核销即可。

B、预借金额比实际报销金额多

（1）新增一张“张销售”的往来费用单，金额为600

（2）使用应收冲应付功能，将费用单与其他应收单的500冲销。

（3）由于之前预支的金额不足，业务员垫付了100，所以需再填一张付款单与费用单核销。

C、如果预借的金额与实际报销金额，直接做应收冲应付即可。

单据生成凭证如下（以实际报销金额多为例）

其他应收单生成凭证：

费用单生成凭证：

应收冲应付生成凭证如下：

付款单生成凭证如下：

注:其他应收单是12.1新增单据，当业务类型为借出和付押金时不仅会生成一笔应收，还会在日记账中增加一笔贷方记录，当业务类型为其他应收时只确认应收，不生成日记账。