跨业务线企业如何高效管项目、控合同、搞定多平台审批?
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发布时间:2025-04-11 13:57
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在如今复杂多变的市场格局中,商贸、研发以及租赁等行业竞争异常激烈,尤其是那些涉足多元业务的综合性企业,更是面临着前所未有的严峻挑战。传统线下管理模式因效率低下、信息滞后等问题,已无法满足企业在快速变化的市场环境中灵活应对的需求,数智化转型已然成为企业突破发展瓶颈、迈向高效运营的必由之路。借助数智化工具,企业能够打破信息壁垒,实现信息的快速流通与精准分析,进而优化决策流程,提升运营效率,同时有效降低成本,增强市场竞争力。与此同时,随着市场竞争的不断加剧,企业对精细化管理的要求也日益提高。精细化管理要求企业对项目、成本、库存等各个环节进行精准把控,通过细化管理流程、量化考核标准,实现资源的高效配置和风险的有效控制。这不仅能帮助企业提升盈利能力,还能在激烈的市场竞争中脱颖而出,赢得先机。


一、 企业基本信息

企业名称: 广东某集团有限公司

企业概况: 涉及研发、贸易、租赁三大业务板块。研发方面主要聚焦于农业技术和农产品加工领域;贸易业务主要集中在水果产供销,通过“公司+合作社+基地+农户”的模式,建立稳定的供应链等。

归属行业: 商务服务-试验/研究所/科技推广

企业规模:  中型企业。

支持版本:线上实施咨询服务,安捷云实施包安捷云实施包,小畅e联for好业财连钉钉基础版,好业财标准版


二、 企业核心诉求

1.研发项目管理混乱

研发部门接到新项目,从立项、采购、设备领用、费用报销这些环节,信息到处乱放,根本没法连成一条线。项目经理想了解项目进度和成本,就像在雾里看花,根本摸不着头脑,项目延期或者成本超支的风险随时可能冒出来。

2.贸易业务流程太磨叽

贸易公司的采购和销售流程特别繁琐,得手动输入一大堆数据,一不小心就容易出错。财务人员还得花大把时间去核对数据,效率低得不行,简直是在浪费时间。

3.租赁收入确认太拖沓

租赁公司签了租赁合同后,得手动设置分期收款计划,还得手动确认收入和管理收款。人工操作太容易出错,而且根本没法实时掌握收入和回款情况,资金回不来,心里干着急。

4.付款申请流程太折腾

付款申请在钉钉上审批完,还得手动在好业财系统里录付款单,效率低得让人抓狂。而且很容易出问题,比如重复录、金额填错,麻烦得很。


三、 畅捷通好业财产品解决方案

针对企业的业务需求和痛点,建议采用畅捷通好业财的以下解决方案:

1. 项目全生命周期轻松掌控,成本财务尽在掌握

你是不是经常为研发项目操心?从立项到结项,进度、成本、质量,每个环节都让人揪心。别怕,好业财的项目管理模块就是你的“超级管家”。它能帮你从立项开始,一步步规划好进度,实时监控项目动态。要是进度有延迟,它会第一时间提醒你,让你及时调整。成本方面,它还能和采购、库存、报销模块“无缝对接”,自动归集成本,财务状况随时都能掌握。有了它,项目管理不再是难题,轻松搞定全流程。  

 2. 采购销售库存一键搞定,经营状况一目了然

做生意,采购、销售、库存这些事儿最让人头疼。人工录入数据不仅慢,还容易出错。好业财的进销存管理模块,就是你的“智能助手”,帮你一键搞定这些繁琐流程。采购时,下单、收货一键完成;销售时,订单处理、发货流程清晰明了;库存管理更是方便,实时更新库存数量,再也不用担心库存积压或缺货。而且,它还能和财务系统无缝对接,自动生成凭证,财务核算变得超简单。丰富的报表分析功能,让你的企业经营状况一目了然,轻松掌握生意动态。 

3. 合同全生命周期轻松管理,收入确认收款核销自动化

如果你有租赁业务,合同管理肯定是个大麻烦。好业财的合同管理模块,能帮你轻松搞定租赁合同的录入、审批、执行和归档,实现全生命周期管理。比如,你签了个长期租赁合同,系统能自动生成分期收款计划,和财务系统集成后,收入确认和收款核销都能自动完成。再也不用人工核对账目了,省心又省力,让你的租赁业务轻松无忧。

 4. 与钉钉自动关联,付款操作高效又便捷

日常工作中,付款审批流程是不是让你烦恼不已?好业财和钉钉深度集成后,这些问题都迎刃而解。钉钉上的付款申请流程和好业财系统中的付款单自动关联,审批通过后,系统直接生成预付款单,财务人员只需简单操作一下,就能完成付款。这样一来,付款效率大幅提升,错误也少了,工作轻松了不少。  

四、 带给企业的数智化价值点

1.项目成本超支不再烦

能实时掌握项目进度、成本和资源使用情况。一旦发现成本超支风险,就能迅速调整计划,确保项目按时完成且成本可控,大大减少了因进度延误和成本失控带来的损失。

2.财务核算省时又省力

让采购、销售、库存业务实现自动化处理。销售人员轻松录入销售订单,系统自动完成出库单和销售发票生成,并同步到财务系统,财务人员还可自动生成凭证,大大减少了人工录入和核对时间,提高了工作效率,降低了人工成本。

3.合同收入回款清晰明了

实现租赁合同自动化管理,系统自动生成分期收款计划,并自动进行收入确认和收款核销,减少了人工操作错误,财务人员可随时查看租赁项目收入和回款情况,及时发现并解决问题,提高了财务管理效率,降低了因人工操作失误带来的风险。

通过以上解决方案,公司可以实现财务业务一体化管理,提高运营效率,降低运营成本,增强企业竞争力。


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企微审批后单据自动传入好业财,出纳线上确认支付,凭证一键生成。流程耗时缩短至半天以内,财务人员从繁琐的核对录入工作中解放,工作效率提升。
挖机配件出海,库存、追溯、多币种难题如何一并击破?
机械设备及配件
工程机械配件作为典型的“后市场”,其发展与存量设备保有量、开工率及设备更新换代周期密切相关。随着全球基础设施建设的持续推进,特别是“一带一路”等政策带动,工程机械保有量稳步增长,为配件行业提供了广阔的市场空间。挖机配件作为消耗品,需求稳定且持续,国际贸易为其带来了新的增长点。一、 企业基本信息分析企业名称:某挖机配件销售公司所属行业:配件贸易(挖机配件)企业规模:中小企业(跨国经营)经营模式:-内外贸一体:涉及国内采购、国内仓储中转及对国外销售。-批零兼营:销售各类挖机配件。-简单组装:存在将部分配件组装成成品后再销售的业务。核心问题 1.库存管理混乱:多仓库(国内、国外)库存数据不准,无法实时掌握;在途库存(海运周期长达60天)跟踪难。2.追溯体系缺失:进出口业务涉及的“柜号”无法从采购到销售进行全流程跟踪,一旦出现问题难以追溯源头。3.作业效率低下:依赖手工操作,入库、出库、盘点效率低、易出错;数据从旧系统迁移困难且不准确。4.内外协同不畅:仓库、销售、财务角色权限不清,价格信息敏感,希望仓库人员不见价格,财务能核价,流程脱节。5.财务核算复杂:涉及多币种交易,汇率换算和成本核算(希望先进先出)复杂。支持版本:畅捷通好业财单业务标准版;畅捷通产品财税指导-云;小易PDA-优博讯CT58C二、企业核心诉求场景一:混乱的“柜号”追踪一批价值数十万的配件从国内采购装柜,通过海运发往国外仓库。但在途的60天里,这批货的状态几乎成谜。财务想知道这批货的在途情况,销售想确认是否已到海外仓可供销售,但只能通过邮件、电话反复沟通,信息严重滞后。当客户询问某个具体批次的产品时,更是无法说清这批货的来龙去脉,是卖给了A客户还是B客户,或仍在某个仓库的角落里。场景二:价格“盲盒”与仓管财务的博弈仓库人员用PDA扫码入库,只希望确认收货数量,但旧系统价格暴露无遗,采购成本成了公开的秘密。为了保密,只能先手工记下数量,再由财务二次录入价格,流程割裂,效率低下且易出错。销售人员开单时,面对相似的品名、品牌,常常选错型号,报价也需要反复和财务确认成本,响应客户速度慢,错失商机。场景三:库存盘点如临大敌从旧系统导出的库存数据本就不准,加上日常出入库的错漏,账实不符问题严重。每次盘点,都需要全员出动,耗费大量人力和时间。盘点后发现有已导入系统但实际不存在的“错误商品”,无法直接删除,也不知如何处理,导致系统数据越来越臃肿,库存准确率不升反降。三、 畅捷通好业财场景化解决方案针对以上痛点,畅捷通好业财提供从采购、销售到仓储、财务的一体化数智解决方案。1. 精准追溯:用“序列号”管好每一个“柜号”方案:在好业财中启用序列号管理功能。将每个“柜号”或关键批次作为唯一的序列号,在采购入库时录入。操作:采购入库:扫码或手动录入商品,同时为该批次商品记录对应的序列号(即柜号)。销售出库:销售开单时,指定发出商品的序列号。库存查询:通过序列号跟踪表,输入柜号,即可查询到该批次商品从采购、入库、调拨到最终销售给哪个客户的全流程轨迹,状态(在库/出库)一目了然。2. 业财协同:PDA扫码与精细化权限控制方案:利用PDA移动仓管结合权限设置,实现岗位职责分离与流程自动化。操作:权限分离:为仓库人员设置角色权限,屏蔽采购、销售单价和金额字段,他们只能看到并操作数量。采购流程:仓库人员通过PDA扫码制作采购订单,只 录入商品和数量;财务人员在电脑端审核采购订单,并生成进货单录入采购价格,完成入库。销售流程:销售员通过手机端(或PDA)接到订单后,直接下销售订单。仓库人员在PDA上接收到发货任务,按单扫码出库,系统自动扣减库存并生成销货单。3. 库存精准化:PDA盘点与智能预警方案:使用PDA进行扫码盘点,并设置库存预警,实现库存的动态精准管理。操作:快速盘点:使用盘点单功能,库管用PDA逐个扫描商品条码,系统自动比对账面数量与实盘数量,一键生成盘盈盘亏报告,库存校准效率提升。对于旧系统迁移的错误数据,可通过盘点清零并停用。智能补货:在商品档案中设置最低/最高库存。当库存低于预警线时,系统自动通过消息中心向采购人员发送缺货预警,避免销售断货。4. 简单组装与多币种结算方案:通过组装单和多币种核算功能,轻松应对复杂业务场景。操作:配件组装:通过组装单,将多个配件(子件)组装成一个成品(附件)。系统自动扣减子件库存,增加附件库存,并将子件成本自动归集为成品成本。外币业务:启用外币核算,在采购或销售单据上可选择美元等外币进行结算。系统支持自动获取或手动维护汇率,精准核算每一笔海外订单的本位币成本与利润。四、 带给企业的数智化价值点价值一:库存周转率提升,资金占用降低之前:库存是一笔糊涂账,热销品经常断货,冷门件积压如山,大量资金被无效占用。之后:通过好业财,库存实时可见,缺货自动预警。老板手机上就能看到准确的库存数据,决策采购不再拍脑袋。仅通过优化库存结构,预计可将资金占用率降低,库存周转率提升。价值二:订单处理效率翻倍,客户满意度显著提升之前:从接单、确认库存、报价到发货,流程冗长,各部门间信息反复传递,一个订单处理下来耗时半天。之后:销售员用手机APP即可快速下单,仓库PDA扫码即时发货,全流程线上流转,订单处理时间缩短至1小时内。对客户需求的响应速度提升100%,订单交付准确率高。价值三:成本利润精准核算,问题追溯只需1分钟之前:海外订单利润多少全凭估算。一旦出现质量问题,无法追溯到是哪个供应商的哪个批次,责任难以界定。之后:好业财支持FIFO成本核算和多币种结算,每单毛利清晰可见。通过序列号(柜号)管理,输入柜号即可在1分钟内追溯到采购源头和销售去向,管理精细度大幅提升,有效管控经营风险。
在好业财中启用 序列号管理 功能。将每个“柜号”或关键批次作为唯一的序列号,在采购入库时录入。
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