破解定制机械三大难题:成本失控·管理混乱·售后无踪?
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发布时间:2025-07-22 15:32
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通用设备制造业正加速向自动化、智能化方向发展。企业通过引入数字化管理系统,提升生产效率、优化资源配置,是保持竞争力的关键。市场对非标、定制化设备的需求日益增长,这要求企业具备柔性生产能力和快速响应市场变化的能力。从单纯卖产品向“产品+服务”转型成为行业趋势。安装、维保、技术支持等增值服务正成为新的利润增长点,对企业的服务管理能力提出了更高要求。 

一、 企业基本信息分析

企业名称:某某通用机械设备制造有限公司

归属行业:通用设备制造业

企业规模:中型企业。

经营模式:典型的项目型、定制化生产企业。目前使用管家婆。业务覆盖从产品销售、安装调试到后期维保的全生命周期服务,存在多个独立核算的业务主体,业务流程复杂,部门协同要求高。

支持版本:畅捷通好业财标准版(钉钉)


二、企业核心诉求

1. 项目全周期管理脱节,信息严重孤岛化一个复杂的设备项目,往往包含一份设备销售合同,外加一份长达数年的维保服务合同。销售部门签了单,但项目具体进展如何,老板和项目经理无法实时掌握。研发部门根据客户要求变更了BOM清单,信息没有及时同步给生产和采购,导致材料采购错误,生产返工。售后人员上门服务时,不清楚设备的历史配置和维修记录,只能凭经验判断,严重影响服务效率和客户满意度。


2. 成本核算一笔糊涂账,项目盈亏看不清“这个项目到底赚了还是亏了?”这是老板最头疼的问题。由于产品高度定制化,每个订单的物料清单(BOM)都不同。原材料采购价格随市场波动,财务月底核算成本时,只能采用粗略的平均法,无法精确到每一台设备、每一个项目。售后服务领用了配件,这笔成本也未计入项目,导致服务合同的真实盈亏成谜,报价决策缺乏数据支撑。


3. 成品序列号管理缺失,质量问题追溯难设备出厂时都贴有唯一的序列号,但这串数字仅仅停留在标签上,并未与系统数据关联。之前因为没有规范的成品入库流程,产品生产完直接拉走发货,序列号信息完全没有录入系统。当客户打电话报修时,售后人员无法通过序列号快速定位设备信息,只能靠人工翻找大量纸质单据,费时费力。一旦出现质量问题,更无法追溯到该设备使用了哪个批次的原材料,质量改进无从下手。


4. 售后备件与坏件回收混乱,资产流失风险高售后人员为项目维修领用了10个高价值开关,但这10个开关具体用在了哪个项目上,系统里没有记录。合同中明确要求客户需将换下来的坏件返回公司,但到底回来了多少?是否与领出的新件数量匹配?无人知晓。这种管理漏洞导致备件成本核算不准,更有高价值资产流失的风险。


三、 畅捷通好业财场景化解决方案

针对以上痛点,畅捷通好业财提供从项目、产供销到售后服务的一体化数智解决方案:

1. 方案一:构建以项目为核心的全周期管理体系

核心功能:项目合同、项目档案、项目阶段、项目看板

解决方案:

为每个订单创建唯一的【项目档案】,作为所有业务数据的汇集中心。

无论是【销售合同】(卖设备)还是【收入合同】(卖服务),都统一关联到该项目下,实现“一项目多合同”的精细化管理。

在【项目档案】中自定义项目阶段,如“设计”、“采购”、“生产”、“安装”、“验收”、“质保期”,各部门负责人完成后在系统中更新进度。老板和项目经理通过【项目看板】即可实时掌握每个项目的状态,进度一目了然。  

2. 方案二:实现精准到单的成本归集与核算

核心功能:物料清单(BOM)、批次管理、移动平均成本算法、项目合同往来利润表

解决方案:

启用【批次管理】,对所有原材料按批次进行库存和成本管理。成本核算采用【移动平均法+批次】,确保成本的准确性。

研发部门为每个定制化订单创建专用的【物料清单(BOM)】,并与销售订单关联。生产部门严格按BOM领料,从源头保证成本的准确。

所有与项目相关的成本,包括材料出库、费用支出(如安装费、差旅费)等,均在填单时关联项目。系统自动归集,一键生成【项目合同往来利润表】,清晰展现每个项目的收入、成本、费用和利润。

 

3. 方案三:落地严格的序列号全流程追溯

核心功能:序列号管理、产成品入库、序列号跟踪表

解决方案:

规范业务流程,设立强制性的【产成品入库】环节。成品下线后,必须先扫码入库。

为成品启用【序列号管理】,入库时,仓管人员必须录入或扫描每个产品的唯一序列号。

发货时,在【销货单】上选择要出库的具体序列号。

如此一来,通过【序列号跟踪表】,即可实现从成品到客户、再从客户反向追溯到生产订单、物料清单、原材料批次的全流程追溯。  

4. 方案四:打造闭环的售后服务与备件管理流程

核心功能:多仓库管理、调拨单、项目核算、收发存汇总表

解决方案:

在系统中建立“售后仓”,专门存放维修备件。备件通过【调拨单】从原材料仓调入售后仓。

售后人员领用备件时,制作【材料出库单】,选择从“售后仓”出库,并关联到具体的服务项目上,实现备件成本的精准核算。

对于需要回收的坏件,通过【其他入库单】入库到“不良品仓”或“待检仓”,并同样关联项目。

通过查询售后仓的【收发存汇总表】,可以清晰地统计出领用量与回收量,形成闭环管理,有效防止资产流失。 

 

四、 带给企业的数智化价值点

价值1:项目进度与利润,老板一部手机全掌握

改善前:老板想了解项目情况,需要分别找销售、生产、财务开会,信息滞后且零散。

改善后:借助好业财的【项目看板】,老板在手机上就能实时查看所有项目的进度、回款、成本和利润情况。哪个项目有延期风险,哪个项目成本超支,系统自动预警。决策效率提升,管理半径扩大数倍。


价值2:成本精准到单,告别“拍脑袋”报价

改善前:项目利润靠估算,报价凭经验,常常“赚了不知为何,亏了不知何故”。

改善后:系统将每一笔材料、费用精准归集到项目,【项目合同往来利润表】自动生成。财务能清晰地看到上一个相似项目的真实利润率是15%还是20%,为新项目报价提供了精准的数据依据。项目利润核算准确率提升,企业整体利润率得到有效提升。


价值3:序列号一扫,设备“前世今生”全知道

改善前:客户报修,售后花半天时间翻找纸质记录,客户抱怨连连。

改善后:售后人员输入设备序列号,1分钟内即可查到该设备的所有信息:何时生产、何时发货、历史维修记录,甚至能追溯到其使用的电机来自哪个供应商的哪个批次。客户服务响应时间缩短,客户满意度显著提高。


价值4:售后备件闭环管理,堵住成本“黑洞”

改善前:售后领走100个新配件,只还回80个旧件,剩下的20个不知所踪,积少成多,形成巨大成本漏洞。

改善后:通过售后仓的出入库管理,系统清晰记录每个项目领走的配件和应返回的旧件。月底通过【收发存汇总表】进行核对,差异一目了然,责任到人。仅此一项,每年为公司减少备件成本流失。



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为面粉、奶油、黄油等核心原材料启用“批次管理”和“保质期管理”。入库记录: 采购入库时,在【进货单】上录入该批次物料的“批号”和“生产日期”,系统自动计算“失效日期”。
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通过【合同管理】模块,轻松处理租赁业务。可以创建包含押金、租期、月租金、付款计划的详细租赁合同。系统根据合同自动生成每月应收款和收入确认单,实现租金收取和财务记账的自动化,
新年大吉
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