告别损耗!母婴食品多批次智能保鲜方案,商家灵活适配
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发布时间:2025-04-15 14:58
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母婴食品行业作为万亿级规模的市场,尽管面临人口出生率波动等挑战,但随着人均可支配收入增加、消费理念升级,市场规模仍在持续增长。然而,行业竞争激烈,企业要在精细化运营、成本控制和客户服务提升方面下功夫,才能保持竞争力。

在运营过程中,企业面临诸多挑战。首先,库存管理难度大,母婴食品对批次和保质期管理要求高,一旦管理不善,极易出现库存积压或过期损失。其次,销售管理效率低下,传统的线下报单、手工开单方式难以实时掌握销售数据,影响决策的及时性和准确性。此外,财务数据不清晰也是普遍问题,缺乏完善的财务管理系统,导致财务数据混乱,难以支撑企业的经营决策。同时,客户关系管理薄弱,缺乏有效的客户管理工具,难以维护客户关系,提升客户满意度。

母婴食品行业在快速发展的同时,也面临着诸多挑战。企业需要在产品质量管理、库存管理、销售管理、财务管理以及客户关系管理等方面不断创新和优化,以提升自身的竞争力,满足消费者日益多样化的需求。


一、 企业基本信息

企业名称:**贸易有限公司

行业:食品贸易,以奶粉批发为主,供应给下游门店。

规模:小型贸易公司

现状:目前使用线下单机版T1商贸宝软件,财务数据未电子化,依赖微信群进行销售报单,业务和财务流程管理较为传统,缺乏精细化管理手段。

支持版本:畅捷通好业财


二、 企业核心诉求

1.数据整理与迁移难题

老系统(如T1商贸宝)里历史数据零散分布,商品编码、单位、批号、客户(门店)、供应商档案、条码、保质期、价格等信息结构复杂。手工迁移这些数据不仅耗时费力,还容易出错。

2.批次与保质期严格管理

像奶粉这类主要产品,必须严格按批次进行管理。采购、销售、入库、盘点等环节都要精准到批次和保质期,管控要求很高。

3.促销与核算复杂

客户有多种返利方式,还有现金折扣、批量赠品(例如买十送一)以及各类促销活动。日常结算和报表核算过程繁琐,耗时又费劲。

4.非标业务处理灵活

经销商之间的调货、还货,跨单位团购以及代垫运费等业务都不太标准。需要系统能够灵活支持这些操作,同时方便后续核对。

5.销售提成与业绩统计自动化

业务人员的业绩是按照收款额和固定比例来计提提成的,需要系统能够定期自动统计这些数据,并且要能和销货单对应起来。

6.盘点与扫码管理自动化需求

希望通过条码或PDA来提高盘点效率,但因为历史数据结构问题,以及箱装、罐装等多级条码不完整,自动识别功能受到限制,达不到理想的自动化效果。

7.业务对账与账务明细统计灵活

在团购、调货等不同业务场景下,核算目标各不相同。需要系统能够针对性地整理数据,进行灵活的对账和明细统计。


三、 解决方案阐述:畅捷通好业财

针对企业痛点问题,建议采用畅捷通好业财,实现业务财务一体化管理,提升企业运营效率。具体解决方案如下:

1.系统初始化及数据迁移:轻松上手,无缝对接

(1)支持基础数据导入提供现成的Excel模板,涵盖商品、客户、供应商、条码、单位、分类、历史余额、银行账户等基础数据。只需按模板整理好数据,一键导入,轻松搞定,让数据整理变得简单又高效;支持从T1商贸宝迁移账套数据,确保迁移时批次、商品档案、往来单位、价格、库存等关键信息准确无误。(2)指导期初设置:科目余额、往来账、库存、银行、现金、辅助核算等。确保初始化过程标准化、规范化,为后续业务开展打下坚实基础。 

2.全流程批号跟踪,成本核算更精准

(1)多级单位与批次管理:商品支持多级单位,开启批次/保质期管理后,采购、入库、销售全程都能追踪批号,源头到终端,商品流向一清二楚。

(2)灵活成本核算:按批号、按仓库、移动加权平均等多种成本核算方式,企业按需选择,成本算得明明白白。

(3)扫码/PDA录入条码:支持扫码/PDA导入商品条码信息,盘点表格也能轻松导入,还能自动生成盘点盈亏单据,盘点效率大幅提升。

3. 灵活业务流程与特殊场景处理,轻松应对复杂业务

(1)调货还货,轻松管理

经销商之间需要调货或还货时,畅捷通好业财提供“调拨单/其他出库/其他入库/退货/赠品”等多种方式处理。这种方式不涉及销存核算金额,只核对数量,确保库存数据的准确性。同时,系统支持按客户、门店、团购渠道分组统计,方便对账,让复杂的调货还货场景变得简单又高效。

(2)返利折扣,一键归集

各类返利(现金、货物、陈列费)通过费用支出单录入,系统会自动按客户、商品明细归集到财务指定科目。折扣通过收款单自动归集,系统自动生成财务费用或销售费用凭证,让返利和折扣管理变得清晰又便捷。

(3)代垫运费,明细清晰

代垫运费时,费用支出单和其他收入单结合使用,支持记录物流公司及代垫门店信息。这样既能查看费用明细,也便于对账与核销,让代垫运费管理有条不紊。

(4)团购管理,精准统计

畅捷通好业财支持为同一门店或客户建立多个往来单位,区分常规与团购应收分组。这便于统计、业绩归属及自动对账,让团购管理更加精准高效。

4.智能财务集成与自动凭证,让财务工作更高效

(1)业务单据秒变财务凭证:畅捷通好业财实现业务和财务一体化集成,业务单据自动生成财务凭证,应收/应付、收支、结算、期末结转都能自动同步,减少手动录入,提升财务核算效率。

(2)业务员绩效统计:按销货单与收款额自动归集数据,可按业务员、产品、客户等多维查看,报表导出便于一键EXCEL加公式计提提成。

(3)自定义模板与规则:可设置凭证模板、费用归集规则,支持返利、陈列、促销、现金折扣等场景灵活归口,便于后续月末汇总、报表生成。

(4)一键输出三大报表:月结、反结账、利润结转、现金流及资产负债表、利润表、现金流量表等三大报表自动输出,保证财务数据准确、及时。

(5)实时数据同步:财务数据与业务数据实时同步,确保报表数据的准确性和时效性,为企业决策提供有力支持。

5. 报表随心导,数据全掌握

(1)丰富报表灵活导出:畅捷通好业财提供销货单、进货单、盘点表、库存预警、客户对账单、应收应付表、其他费用单等各类统计报表,可灵活导出,满足不同场景需求。

(2)多维数据可视化:通过多维度数据看板,企业管理者可随时随地掌握企业关键经营数据,包括销售、采购、商品、客户、应收/应付、资金等,助力精准决策。

(3)智能对账:对账单格式支持自定义,可按商品、订单明细展示,对账更清晰,打印分享也更灵活。系统支持自动对账功能,减少人工对账工作量,提高对账效率。

(4)随时随地移动办公:PC端、移动端一体化操作,数据实时同步,支持云端多人协作,权限分级授权,适合分岗位分工管理。业务员可通过移动端随时随地开单、报价、查看客户信息,还能一键分享销货单给客户,追踪物流信息。

 

 四、 带给企业的数智化价值点

 1. 业务与财务一体化,提升整体运营效率

- 基础数据统一迁移,显著减少手工导表、错漏风险。

- 业务处理标准化、流程线上化,采购、销售、调货、退货、团购等全场景自动跟踪,业务员、财务、库管分工明确,减少沟通及重复劳动。

- 随时掌控库存动态、批次保质期管理,库存预警、盘点自动盈亏,避免高龄存货损耗及过期风险。

 2. 多元业务场景智能化,降低操作与对账成本

- 针对返利、赠品、折扣、调货、代垫费用等多场景,系统灵活配置,明细分录,自动关联财务科目,报表可自定义分组查询,极大减少手工对账、表外记录。

- 业务数据自动化归集与可视化,推动管理精细化、决策智能化。

 3. 移动与自动化赋能,易用性提升

- PC与手机端同步操作、扫码盘点,移动管理适应贸易型企业高流转场景。

- 盘点、单据、对账、报表打印、扫码录入一步到位,效率倍增。

 4. 智能统计,助力业绩与管理提升

- 业务员提成、客户营业额、团购/调货等复杂数据自动归集、智能分组,报表一键导出,财务、业务同步清晰核算。

 5. 智能凭证与报表自动化,优化财务决策

- 凭证、辅助核算、利润结转等全流程自动化,财务工作量减少,准确性提升。

- 三大报表实时生成,为企业高效决策与融资报表输出打下基础。

通过畅捷通好业财结合企业实际业务流程,智能化覆盖从基础数据、批次库存、进销存流程、灵活调货、返利费用、收款提成到自动凭证、标准财报的全链路贸易管理,有效提升企业运营效率。

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企微审批后单据自动传入好业财,出纳线上确认支付,凭证一键生成。流程耗时缩短至半天以内,财务人员从繁琐的核对录入工作中解放,工作效率提升。
挖机配件出海,库存、追溯、多币种难题如何一并击破?
机械设备及配件
工程机械配件作为典型的“后市场”,其发展与存量设备保有量、开工率及设备更新换代周期密切相关。随着全球基础设施建设的持续推进,特别是“一带一路”等政策带动,工程机械保有量稳步增长,为配件行业提供了广阔的市场空间。挖机配件作为消耗品,需求稳定且持续,国际贸易为其带来了新的增长点。一、 企业基本信息分析企业名称:某挖机配件销售公司所属行业:配件贸易(挖机配件)企业规模:中小企业(跨国经营)经营模式:-内外贸一体:涉及国内采购、国内仓储中转及对国外销售。-批零兼营:销售各类挖机配件。-简单组装:存在将部分配件组装成成品后再销售的业务。核心问题 1.库存管理混乱:多仓库(国内、国外)库存数据不准,无法实时掌握;在途库存(海运周期长达60天)跟踪难。2.追溯体系缺失:进出口业务涉及的“柜号”无法从采购到销售进行全流程跟踪,一旦出现问题难以追溯源头。3.作业效率低下:依赖手工操作,入库、出库、盘点效率低、易出错;数据从旧系统迁移困难且不准确。4.内外协同不畅:仓库、销售、财务角色权限不清,价格信息敏感,希望仓库人员不见价格,财务能核价,流程脱节。5.财务核算复杂:涉及多币种交易,汇率换算和成本核算(希望先进先出)复杂。支持版本:畅捷通好业财单业务标准版;畅捷通产品财税指导-云;小易PDA-优博讯CT58C二、企业核心诉求场景一:混乱的“柜号”追踪一批价值数十万的配件从国内采购装柜,通过海运发往国外仓库。但在途的60天里,这批货的状态几乎成谜。财务想知道这批货的在途情况,销售想确认是否已到海外仓可供销售,但只能通过邮件、电话反复沟通,信息严重滞后。当客户询问某个具体批次的产品时,更是无法说清这批货的来龙去脉,是卖给了A客户还是B客户,或仍在某个仓库的角落里。场景二:价格“盲盒”与仓管财务的博弈仓库人员用PDA扫码入库,只希望确认收货数量,但旧系统价格暴露无遗,采购成本成了公开的秘密。为了保密,只能先手工记下数量,再由财务二次录入价格,流程割裂,效率低下且易出错。销售人员开单时,面对相似的品名、品牌,常常选错型号,报价也需要反复和财务确认成本,响应客户速度慢,错失商机。场景三:库存盘点如临大敌从旧系统导出的库存数据本就不准,加上日常出入库的错漏,账实不符问题严重。每次盘点,都需要全员出动,耗费大量人力和时间。盘点后发现有已导入系统但实际不存在的“错误商品”,无法直接删除,也不知如何处理,导致系统数据越来越臃肿,库存准确率不升反降。三、 畅捷通好业财场景化解决方案针对以上痛点,畅捷通好业财提供从采购、销售到仓储、财务的一体化数智解决方案。1. 精准追溯:用“序列号”管好每一个“柜号”方案:在好业财中启用序列号管理功能。将每个“柜号”或关键批次作为唯一的序列号,在采购入库时录入。操作:采购入库:扫码或手动录入商品,同时为该批次商品记录对应的序列号(即柜号)。销售出库:销售开单时,指定发出商品的序列号。库存查询:通过序列号跟踪表,输入柜号,即可查询到该批次商品从采购、入库、调拨到最终销售给哪个客户的全流程轨迹,状态(在库/出库)一目了然。2. 业财协同:PDA扫码与精细化权限控制方案:利用PDA移动仓管结合权限设置,实现岗位职责分离与流程自动化。操作:权限分离:为仓库人员设置角色权限,屏蔽采购、销售单价和金额字段,他们只能看到并操作数量。采购流程:仓库人员通过PDA扫码制作采购订单,只 录入商品和数量;财务人员在电脑端审核采购订单,并生成进货单录入采购价格,完成入库。销售流程:销售员通过手机端(或PDA)接到订单后,直接下销售订单。仓库人员在PDA上接收到发货任务,按单扫码出库,系统自动扣减库存并生成销货单。3. 库存精准化:PDA盘点与智能预警方案:使用PDA进行扫码盘点,并设置库存预警,实现库存的动态精准管理。操作:快速盘点:使用盘点单功能,库管用PDA逐个扫描商品条码,系统自动比对账面数量与实盘数量,一键生成盘盈盘亏报告,库存校准效率提升。对于旧系统迁移的错误数据,可通过盘点清零并停用。智能补货:在商品档案中设置最低/最高库存。当库存低于预警线时,系统自动通过消息中心向采购人员发送缺货预警,避免销售断货。4. 简单组装与多币种结算方案:通过组装单和多币种核算功能,轻松应对复杂业务场景。操作:配件组装:通过组装单,将多个配件(子件)组装成一个成品(附件)。系统自动扣减子件库存,增加附件库存,并将子件成本自动归集为成品成本。外币业务:启用外币核算,在采购或销售单据上可选择美元等外币进行结算。系统支持自动获取或手动维护汇率,精准核算每一笔海外订单的本位币成本与利润。四、 带给企业的数智化价值点价值一:库存周转率提升,资金占用降低之前:库存是一笔糊涂账,热销品经常断货,冷门件积压如山,大量资金被无效占用。之后:通过好业财,库存实时可见,缺货自动预警。老板手机上就能看到准确的库存数据,决策采购不再拍脑袋。仅通过优化库存结构,预计可将资金占用率降低,库存周转率提升。价值二:订单处理效率翻倍,客户满意度显著提升之前:从接单、确认库存、报价到发货,流程冗长,各部门间信息反复传递,一个订单处理下来耗时半天。之后:销售员用手机APP即可快速下单,仓库PDA扫码即时发货,全流程线上流转,订单处理时间缩短至1小时内。对客户需求的响应速度提升100%,订单交付准确率高。价值三:成本利润精准核算,问题追溯只需1分钟之前:海外订单利润多少全凭估算。一旦出现质量问题,无法追溯到是哪个供应商的哪个批次,责任难以界定。之后:好业财支持FIFO成本核算和多币种结算,每单毛利清晰可见。通过序列号(柜号)管理,输入柜号即可在1分钟内追溯到采购源头和销售去向,管理精细度大幅提升,有效管控经营风险。
在好业财中启用 序列号管理 功能。将每个“柜号”或关键批次作为唯一的序列号,在采购入库时录入。
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