成本失控?采购低效?制药设备企业业财协同解决方案
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发布时间:2025-07-03 15:55
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随着全球生物医药行业的快速发展和国内“健康中国”战略的推进,对高端、智能化、定制化制药设备的需求持续增长。行业正从传统制造向自动化、智能化、数字化转型。具备提供一体化、智能化解决方案能力的企业将在竞争中获得优势。国家政策鼓励高端装备国产化,为国内具备核心技术的制药设备企业提供了广阔的市场空间。

一、企业基本信息

企业名称:某某制药设备有限公司

归属行业:专用设备制造业(制药设备)

企业概况:该公司是一家典型的非标定制化生产企业,以“以销定产”为主要模式。产品具有高度定制化(非标件占比高达85%)、多层级BOM结构、边设计边生产等特点。

支持版本:好业财专业版;线上实施咨询服务


二、企业核心诉求

痛点一:业财严重脱节,财务核算滞后且失真

场景描述:过去,财务人员需要等业务部门提供数据后,在系统里手工录入凭证。仓库的存货数量与财务账上的存货价值完全是“两张皮”,无法对应。销售订单、采购流程与财务记账相互独立,导致往来账款核对困难,成本结转不准,财务报表无法及时准确地反映真实的经营情况。

核心诉求:打通从销售、采购到生产、仓储、财务的全流程,实现业务单据自动生成财务凭证,保障业财数据一体化。


痛点二:非标生产与项目成本管控混乱

场景描述:每个销售订单都是一个独立项目,其物料清单(BOM)都是定制的,且在生产过程中还可能发生变更。生产领料时,无法清晰界定物料归属于哪个项目,月底只能粗略分摊,导致“A项目的成本算到B项目上”的情况时有发生。最终,一个项目做下来是赚是亏,利润多少,成了一笔糊涂账。

核心诉求:实现按项目(订单)进行成本的精准归集与核算,清晰掌握每个订单的真实利润。


痛点三:采购与质检流程缺失,物料管理存风险

场景描述:原材料到货后,缺乏系统化的质检流程。物料直接入库,直到生产领用时才发现质量问题,造成生产停滞和物料浪费。此外,直接生产物料和辅料(如工具、劳保用品)的采购流程混杂,缺乏有效区分和管控。

核心诉求:建立规范的来料质检流程,实现“待检”物料的有效管理。并对不同类型的采购需求设置差异化审批流程。


痛点四:内部流程审批不规范,依赖线下沟通

场景描述:无论是销售报价、采购下单还是客户保函申请,都依赖于线下的口头或纸质审批,流程不透明、效率低下,且难以追溯。一旦出现问题,责任界定不清。

核心诉求:将报价、销售、采购、付款等关键业务环节纳入系统,实现流程化、在线化审批,强化内部管控。


三、畅捷通好业财解决方案

针对公司的核心痛点,畅捷通好业财提供了一套覆盖“业财税银档”的一体化数智化解决方案:


方案一:构建“以销定产”的业财一体化主流程

全流程打通:从【销售订单】出发,通过【计划运算(MRP)】自动生成【生产加工单】和【采购订单】。采购物料经【采购入库】(支持暂估)进入仓库,生产按【生产加工单】进行【材料出库】和【产成品入库】。最后,销售环节通过【销货单】确认收入、【销售出库单】核减库存。

凭证自动生成:上述所有核心业务单据(入库、出库、销货、进货等)均可通过【智能凭证中心】一键生成财务凭证,确保业务发生即入账,财务数据实时准确,彻底解决业财脱节问题。 

方案二:启用【项目管理】,实现订单成本精细化核算

项目立项:将每一份【销售订单】作为独立的【项目】在系统中创建档案,获得唯一的项目编码。

成本归集:在【生产加工单】、【材料出库单】、【采购订单】乃至【费用支出单】等所有与该订单相关的单据上,都关联此项目编码。

精准核算:月底,系统可自动按项目维度归集所有发生的直接材料、人工及费用成本,并通过【项目利润表】实时、准确地核算出每个订单的毛利和净利,为企业报价和经营决策提供数据支撑。 

 

方案三:优化库存与质检管理,严控物料风险

设立待检仓:在系统中设立“待检仓”。物料到货后,通过【采购入库单】先进入“待检仓”。

检验后调拨:质检人员完成检验后,合格品通过【调拨单】从“待检仓”转移至“原材料仓”,正式计入可用库存。不合格品可存放于“不良品仓”并执行退货流程。

流程分离:解决了物料状态不清的问题,保证了生产用料的质量,避免了生产过程中的风险。

方案四:自定义表单与审批流,规范内部流程

自定义单据:通过【自定义表单】功能,为企业量身定制【报价单】、【保函申请单】等特殊业务单据,并可设置专属的打印模板。

线上审批:利用【审批流】功能,为销售订单、采购订单、付款申请乃至自定义单据设置多级、条件的线上审批流程。所有审批过程留痕,权责清晰,大幅提升内部协作效率与合规性。

四、带给企业的数智化价值点

1.财务效率提升,决策更有依据

业务凭证由系统自动生成,财务人员从繁琐的核算中解放,有更多精力进行财务分析和监督。老板通过手机端的【经营情况】看板,随时查看按项目、按产品、按客户的实时利润,报价决策从“拍脑袋”变为“看数据”,企业盈利能力提升。


2.生产采购协同,成本尽在掌握

精准预测物料需求,指导生产和采购,杜绝停工待料。每个项目的成本构成清晰可见,材料费、人工费、管理费用一目了然。项目成本降低,交付准时率提升。


3.库存管理精细,质量风险可控

设立【待检仓】,实现质检流程前置,有效杜绝不合格品流入生产。库存数据实时准确,通过【现存量查询】,各仓库物料情况清晰明了,实现了账实相符,库存周转率提升。


4.流程线上固化,管理规范高效

 所有审批线上流转,责任人通过手机即可完成审批,流程进度实时可见。审批效率提升,企业内部管理更加规范透明。


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企微审批后单据自动传入好业财,出纳线上确认支付,凭证一键生成。流程耗时缩短至半天以内,财务人员从繁琐的核对录入工作中解放,工作效率提升。
挖机配件出海,库存、追溯、多币种难题如何一并击破?
机械设备及配件
工程机械配件作为典型的“后市场”,其发展与存量设备保有量、开工率及设备更新换代周期密切相关。随着全球基础设施建设的持续推进,特别是“一带一路”等政策带动,工程机械保有量稳步增长,为配件行业提供了广阔的市场空间。挖机配件作为消耗品,需求稳定且持续,国际贸易为其带来了新的增长点。一、 企业基本信息分析企业名称:某挖机配件销售公司所属行业:配件贸易(挖机配件)企业规模:中小企业(跨国经营)经营模式:-内外贸一体:涉及国内采购、国内仓储中转及对国外销售。-批零兼营:销售各类挖机配件。-简单组装:存在将部分配件组装成成品后再销售的业务。核心问题 1.库存管理混乱:多仓库(国内、国外)库存数据不准,无法实时掌握;在途库存(海运周期长达60天)跟踪难。2.追溯体系缺失:进出口业务涉及的“柜号”无法从采购到销售进行全流程跟踪,一旦出现问题难以追溯源头。3.作业效率低下:依赖手工操作,入库、出库、盘点效率低、易出错;数据从旧系统迁移困难且不准确。4.内外协同不畅:仓库、销售、财务角色权限不清,价格信息敏感,希望仓库人员不见价格,财务能核价,流程脱节。5.财务核算复杂:涉及多币种交易,汇率换算和成本核算(希望先进先出)复杂。支持版本:畅捷通好业财单业务标准版;畅捷通产品财税指导-云;小易PDA-优博讯CT58C二、企业核心诉求场景一:混乱的“柜号”追踪一批价值数十万的配件从国内采购装柜,通过海运发往国外仓库。但在途的60天里,这批货的状态几乎成谜。财务想知道这批货的在途情况,销售想确认是否已到海外仓可供销售,但只能通过邮件、电话反复沟通,信息严重滞后。当客户询问某个具体批次的产品时,更是无法说清这批货的来龙去脉,是卖给了A客户还是B客户,或仍在某个仓库的角落里。场景二:价格“盲盒”与仓管财务的博弈仓库人员用PDA扫码入库,只希望确认收货数量,但旧系统价格暴露无遗,采购成本成了公开的秘密。为了保密,只能先手工记下数量,再由财务二次录入价格,流程割裂,效率低下且易出错。销售人员开单时,面对相似的品名、品牌,常常选错型号,报价也需要反复和财务确认成本,响应客户速度慢,错失商机。场景三:库存盘点如临大敌从旧系统导出的库存数据本就不准,加上日常出入库的错漏,账实不符问题严重。每次盘点,都需要全员出动,耗费大量人力和时间。盘点后发现有已导入系统但实际不存在的“错误商品”,无法直接删除,也不知如何处理,导致系统数据越来越臃肿,库存准确率不升反降。三、 畅捷通好业财场景化解决方案针对以上痛点,畅捷通好业财提供从采购、销售到仓储、财务的一体化数智解决方案。1. 精准追溯:用“序列号”管好每一个“柜号”方案:在好业财中启用序列号管理功能。将每个“柜号”或关键批次作为唯一的序列号,在采购入库时录入。操作:采购入库:扫码或手动录入商品,同时为该批次商品记录对应的序列号(即柜号)。销售出库:销售开单时,指定发出商品的序列号。库存查询:通过序列号跟踪表,输入柜号,即可查询到该批次商品从采购、入库、调拨到最终销售给哪个客户的全流程轨迹,状态(在库/出库)一目了然。2. 业财协同:PDA扫码与精细化权限控制方案:利用PDA移动仓管结合权限设置,实现岗位职责分离与流程自动化。操作:权限分离:为仓库人员设置角色权限,屏蔽采购、销售单价和金额字段,他们只能看到并操作数量。采购流程:仓库人员通过PDA扫码制作采购订单,只 录入商品和数量;财务人员在电脑端审核采购订单,并生成进货单录入采购价格,完成入库。销售流程:销售员通过手机端(或PDA)接到订单后,直接下销售订单。仓库人员在PDA上接收到发货任务,按单扫码出库,系统自动扣减库存并生成销货单。3. 库存精准化:PDA盘点与智能预警方案:使用PDA进行扫码盘点,并设置库存预警,实现库存的动态精准管理。操作:快速盘点:使用盘点单功能,库管用PDA逐个扫描商品条码,系统自动比对账面数量与实盘数量,一键生成盘盈盘亏报告,库存校准效率提升。对于旧系统迁移的错误数据,可通过盘点清零并停用。智能补货:在商品档案中设置最低/最高库存。当库存低于预警线时,系统自动通过消息中心向采购人员发送缺货预警,避免销售断货。4. 简单组装与多币种结算方案:通过组装单和多币种核算功能,轻松应对复杂业务场景。操作:配件组装:通过组装单,将多个配件(子件)组装成一个成品(附件)。系统自动扣减子件库存,增加附件库存,并将子件成本自动归集为成品成本。外币业务:启用外币核算,在采购或销售单据上可选择美元等外币进行结算。系统支持自动获取或手动维护汇率,精准核算每一笔海外订单的本位币成本与利润。四、 带给企业的数智化价值点价值一:库存周转率提升,资金占用降低之前:库存是一笔糊涂账,热销品经常断货,冷门件积压如山,大量资金被无效占用。之后:通过好业财,库存实时可见,缺货自动预警。老板手机上就能看到准确的库存数据,决策采购不再拍脑袋。仅通过优化库存结构,预计可将资金占用率降低,库存周转率提升。价值二:订单处理效率翻倍,客户满意度显著提升之前:从接单、确认库存、报价到发货,流程冗长,各部门间信息反复传递,一个订单处理下来耗时半天。之后:销售员用手机APP即可快速下单,仓库PDA扫码即时发货,全流程线上流转,订单处理时间缩短至1小时内。对客户需求的响应速度提升100%,订单交付准确率高。价值三:成本利润精准核算,问题追溯只需1分钟之前:海外订单利润多少全凭估算。一旦出现质量问题,无法追溯到是哪个供应商的哪个批次,责任难以界定。之后:好业财支持FIFO成本核算和多币种结算,每单毛利清晰可见。通过序列号(柜号)管理,输入柜号即可在1分钟内追溯到采购源头和销售去向,管理精细度大幅提升,有效管控经营风险。
在好业财中启用 序列号管理 功能。将每个“柜号”或关键批次作为唯一的序列号,在采购入库时录入。
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计算机硬件贸易行业作为IT产业链的关键环节,市场规模庞大且稳定。随着数字化转型的不断深入,企业级和消费级市场对硬件的需求持续存在。未来,电竞、人工智能、物联网等新兴领域将催生新的增长点。然而,行业竞争也日趋激烈,对企业的精细化管理能力提出了更高要求。一、 企业基本信息企业名称:深圳某某电子有限公司所属行业:计算机硬件流通 (电脑硬件贸易)企业规模:中小型商贸企业经营模式:企业主要从事电脑硬件的贸易业务,从上游供应商处采购成品,直接销售给下游客户,不涉及自主组装或生产。业务遍布全国,拥有多个仓库进行库存管理。支持版本:线上实施咨询服务,好业财标准版二、 企业核心诉求痛点一:审批流程混乱,内控形同虚设业务场景:过去,采购申请、销售订单、费用报销等审批多依赖微信群或口头沟通。采购员根据感觉下单,销售员为签单可能随意承诺,员工报销标准不一。老板无法实时掌握全局,不仅审批效率低下,更容易出现超预算采购、对超期欠款客户继续发货、不合规费用支出等多种经营风险,管理基本靠“人治”,内控存在巨大漏洞。痛点二:往来对账原始,资金周转缓慢业务场景:财务或销售人员催收货款时,客户常要求提供详细的对账单。员工需要耗费半天甚至更长时间,从成堆的单据和Excel表格中手动整理交易明细,过程繁琐且极易出错。一旦客户对某笔明细有疑问,核对过程又将进一步拉长回款周期,严重影响公司的现金流健康。供应商对账也同样面临效率低下的问题。痛点三:成本利润不清,经营决策“凭感觉”业务场景:销售员在给客户报价时,只知道商品的大概进价,但无法精准核算包含运费在内的真实采购成本,报价策略模糊,可能导致部分订单成交即亏损。更典型的是,为了激励销售,公司会给个人支付“返点”或“佣金”,但这笔费用往往未在核算订单利润时扣除,导致账面毛利虚高,老板看到的“高利润”并非真实盈利,无法支撑科学的经营决策。三、 畅捷通好业财:场景化产品解决方案针对企业的核心痛点,畅捷通好业财提供了一套“业财一体”的数智化解决方案,实现从业务流程到财务核算的全链路管控。方案一:建立规范化线上审批流,强化企业内控通过好业财的[审批流设置]功能,可以为采购、销售、费用等各类单据设置灵活、严谨的多级审批流程。采购审批:可根据不同商品类别或采购金额,设置不同的审批人,实现分级授权。销售审批:可设置“客户超期欠款”预警条件,当有欠款的客户下单时,系统自动将审批流转至财务或老板,有效控制信用风险。费用审批:报销单线上提交,领导随时随地用手机即可审批,流程透明,权责分明。 方案二:智能对账与催收,加速资金回笼利用好业财的[往来资金]模块,实现对客户与供应商账款的精细化管理。一键生成对账单:在[客户对账单]功能中,选择客户即可一键生成清晰、明细的对账单。便捷分享与确认:可直接将对账单通过链接或二维码分享给客户,客户扫码即可在线核对、确认,极大缩短对账时间。自动核销与预警:收到回款后,通过[收款单]自动核销应收账款。同时,系统可自动对即将到期和已超期的应收账款进行[消息提醒],推送给负责的销售和管理层,变被动催收为主动管理。 方案三:精准核算成本与费用,还原真实利润好业财打通业务与财务数据,确保每一笔收入、成本、费用都清晰可溯源。采购成本归集:在进货单环节,通过[费用分摊]功能,将运费等附加费用精准分摊计入商品成本,确保库存成本的准确性。销售费用分摊:针对“返点”等销售费用,通过[费用支出单]挂靠个人,再通过[销售费用分摊单]功能,将该费用与具体的销货单关联。实时利润分析:老板可以在[销售毛利分析表]中,实时查看每一笔订单、每一位客户、每一个商品的销售收入、成本、费用以及最真实的“净利润”,为优化报价、调整销售策略提供精准的数据支持。四、带给企业的数智化价值点实施畅捷通好业财后,企业经营管理效率和决策水平将得到显著提升:价值一:审批效率提升,风险有效降低所有审批线上化、流程化,管理者在手机上10分钟内即可完成审批。系统自动卡控,不合规的单据无法提交。审批效率提升,因违规操作带来的经营风险几乎降为零。价值二:应收账期缩短,现金流大幅改善一键生成对账单,客户在线确认,回款流程大大简化。配合超期预警功能,平均应收账期缩短,有效盘活了在途资金,公司现金流状况得到极大改善。价值三:利润核算精准,决策有据可依通过精准的成本与费用分摊,发现扣除给个人的高额返点后,该系列实际净利润低。基于这一数据,管理层果断调整了返点政策和销售重心,将资源向另一款净利润高产品倾斜,季度整体净利润提升。企业决策从“凭感觉”转变为“用数据说话”。
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